Електронні трудові книжки: переваги та строки переходу
Напевно, Ви вже не раз чули про електронні трудові книжки. Звичайно, адже це вже не новина, - Пенсійний фонд України ще з 10 червня 2021 року розпочав період переходу на електронні трудові книжки, який діє до 9 червня 2026 року. За цей час потрібно подати скановані копії паперових трудових книжок та інших документів, що підтверджують трудову діяльність працівника.
Для початку дізнаємось, що являє собою електронна трудова книжка. Це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності, зменшити паперовий документообіг, виключити негативні наслідки від втрати паперових документів та неможливості або складності їх відновлення. Завдяки електронній трудовій книжці спрощується доступ до інформації про набутий стаж працівника для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у випадку тимчасової втрати працездатності, пенсійного забезпечення та для автоматичного призначення цих виплат без звернення до Пенсійного Фонду.
Варто підкреслити, що основною зміною є перехід в обліку трудової діяльності працівника від паперової трудової книжки до електронного обліку в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 48 КЗпП).
Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру.
Законодавцем встановлено перехідний період тривалістю 5 років від 10.06.2021 р. Протягом цього періоду можна буде використовувати як паперову трудову книжку, так і електронну форму наявних чи внесених відомостей про трудову діяльність.
До 9 червня 2026 р. працівники і роботодавці повинні перевести в електронний формат паперові трудові книжки. Оцифрувати трудову книжку може як фізична особа, так і роботодавець (якщо на момент подання паперова трудова книжка зберігається в роботодавця).
Скан-копії паперової трудової книжки завантажуються через веб-портал Пенсійного фонду України. Разом з трудовою книжкою додаються скановані документи, що підтверджують страховий стаж: документи про здобуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток, інші документи, які підтверджують періоди роботи.
Після закінчення перехідного періоду передбачено, що трудові книжки зберігатимуться у працівника. Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі ( ст. 48 КЗпП). За наявності паперової трудової книжки та на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформлюється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Оформлення трудової книжки працівникам, які виходять на роботу вперше, перестало бути обов’язком роботодавця.
У разі звільнення роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (стаття 116) та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 дійсного Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника( Стаття 47. КЗпП).
Отже, підбиваючи підсумки
Електронна трудова книжка являється сучасною цифровою альтернативою паперовій трудовій книжці, що надійно зберігає інформацію про трудову діяльність працівника. Тож, не зволікайте, потурбуйтесь про перехід на електронну трудову книжку якомога швидше!
Нагадуємо, що команда експертів Accountor Ukraine радо допоможе з питаннями кадрового адміністрування, розрахунку заробітної плати та бухобліку на підприємстві.
