Электронные трудовые книжки: преимущества и сроки перехода
Наверное, Вы уже не раз слышали об электронных трудовых книжках. Конечно, это уже не новость, - Пенсионный фонд Украины ещё с 10 июня 2021 года начал период перехода на электронные трудовые книжки, который действует до 9 июня 2026 года. За это время необходимо предоставить сканированные копии бумажных трудовых книжек и других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника.
Для начала узнаем, что из себя представляет электронная трудовая книжка. Это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Её внедрили, чтобы усовершенствовать учёт трудовой деятельности, уменьшить бумажный документооборот, исключить негативные последствия от потери бумажных документов и невозможности (сложности) их восстановления. Благодаря электронной трудовой книжке упрощается доступ к информации о приобретённом стаже работника для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию в случае временной потери трудоспособности, пенсионного обеспечения и автоматического назначения этих выплат без обращения в Пенсионный Фонд.
Стоит подчеркнуть, что основным изменением является переход в учёте трудовой деятельности работника от бумажной трудовой книжки к электронному учёту в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (ст. 48 КЗоТ).
Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в составе персональной учётной карточки застрахованного в реестре застрахованных лиц Государственного реестра.
Законодателем установлен переходный период продолжительностью 5 лет от 10.06.2021 г. В течение этого периода можно будет использовать как бумажную трудовую книжку, так и электронную форму имеющихся или внесённых сведений о трудовой деятельности.
До 9 июня 2026 г. работники и работодатели должны перевести в электронный формат бумажные трудовые книжки. Оцифровать трудовую книжку может как физическое лицо, так и работодатель (если на момент представления бумажная трудовая книжка хранится у работодателя).
Скан-копии бумажной трудовой книжки загружаются через веб-портал Пенсионного фонда Украины. Вместе с трудовой книжкой прилагаются сканированные документы, подтверждающие страховой стаж: документы о получении образования, свидетельство о рождении ребёнка (для женщин), военный билет, другие документы, подтверждающие периоды работы.
После окончания переходного периода предусмотрено, что трудовые книжки будут храниться у работника. Работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрении и наградах за успехи в работе (ст. 48 КЗоТ).
При наличии бумажной трудовой книжки и по требованию работника, впервые принимаемого на работу, трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее пяти дней после принятия на работу. Оформление трудовой книжки работникам, выходящим на работу впервые, перестало быть обязанностью работодателя.
В случае увольнения работодатель обязан в день увольнения выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении, письменное уведомление о начисленных и выплаченных ему суммах при увольнении (статья 116) и произвести с ним расчёт в сроки, определённые статьёй 116 настоящего Кодекса, а также по требованию работника внести надлежащие записи об увольнении в трудовую книжку, хранящуюся у работника (статья 47. КЗоТ).
Итак, подводя итоги
Электронная трудовая книжка является современной цифровой альтернативой бумажной трудовой книжке, надёжно хранящей информацию о трудовой деятельности работника. Так что не медлите, позаботьтесь о переходе на электронную трудовую книжку как можно скорее!
Напоминаем, что команда экспертов Accountor Ukraine с радостью поможет с вопросами кадрового администрирования, расчета заработной платы и бухучета на предприятии.
