Чекліст для перевірки ефективності роботи компанії
Одним із фундаментальних принципів бухгалтерського обліку є принцип безперервності діяльності підприємства, і це логічно. Але компанія не може підтримувати безперервність діяльності лише за рахунок кількісного зростання, адже збільшення масштабів виробництва потребує також одночасного збільшення витрат (матеріали, оренда приміщення, витрати на розширення штату тощо). При такому підході виручка зростатиме, але прибуток залишатиметься на тому ж рівні.
Як масштабувати бізнес так, щоб зростання було якісним, тобто зростала не лише виручка, але й прибуток? Рішення лише одне – підвищення ефективності роботи як окремого працівника, так і команди в цілому. Абсолютного досягнення цієї мети не існує, адже це постійний рух вперед та вдосконалення. Ми розповімо вам, з чого неодмінно потрібно почати та що вам допоможе рухатися далі з прискореною швидкістю. Отже, ловіть від нас чекліст для перевірки ефективності роботи вашої компанії.
1. Структура та ієрархія управління
Ієрархія – це один з основоположних принципів управління. Функціонал та підпорядкування кожного працівника повинні бути чітко прописані (для цього існує такий документ як посадова інструкція) та зрозумілі всім іншим членам команди. Кожен працівник в компанії повинен мати чітке розуміння, до кого з яких питань звертатися. Делегування та розподіл завдань має безпосередньо відповідати функціональним обов’язкам виконавців, а всі сторони в делегуванні повинні знати свої зони відповідальності.
2. Взаємодія всередині компанії
Оптимізація процесів взаємодії всередині компанії – чи не найбільш ключовий фактор підвищення ефективності роботи. Порядок взаємодії під час окремих важливих процесів краще закріпити в інструкціях. Так, доведеться витратити час на складання таких інструкцій, і так, зразу все не запам’ятається і працівники періодично будуть туди заглядати, але пройде небагато часу і цей порядок дій буде виконуватися «на автоматі», що суттєво зекономить час на зайву комунікацію в типових ситуаціях. Ми рекомендуємо закріплювати у внутрішніх інструкціях такі процеси, як взаємодія під час продажів, взаємодія з бухгалтерією, порядок погодження платежів, взаємодія під час прийняття/звільнення працівників, порядок погодження відпусток працівників, взаємозамінність працівників під час відпусток та інші важливі процеси, які потребують залученості двох і більше працівників.
3. Принцип контролю «double-check»
Людині властиво помилятися, тому виконання будь-якого завдання повинно проходити як мінімум подвійний контроль. Ви, мабуть, скажете: «Це ж додаткова трата часу, до чого тут ефективність?!». Повірте, в більшості випадків на виправлення помилок ви витратите набагато більше часу, та ефективність при цьому буде нульовою. До того ж, це також справляє прямий вплив на репутацію компанії.
4. Тайм-менеджмент
Грамотне керування своїм часом вже апріорі є одним з чинників підвищення ефективності діяльності. Типовими методами керування часом є ведення календаря, планувальника, розстановка пріоритетів, дроблення великих завдань та проєктів на окремі дії тощо. Ефективний тайм-менеджмент неможливий без налаштованих ієрархії, взаємодії та контролю.
5. Автоматизація роботи бухгалтерії, відділу продажів тощо
Якщо роботизація в наш час ще не кожному доступна, то автоматизацію сміливо можемо собі дозволити. Практично будь-які програми обліку, якими в основному користується бухгалтерія, менеджери закупок та продажів, можна вдосконалювати. Автоматизація полягає в тому, щоб максимально замінювати мануальну повторювану та монотонну роботу технічними рішеннями. Потрібно постійно аналізувати свою роботу та усвідомлювати, де витрачається багато часу на мануальні дії і чи можливо їх замінити технічними алгоритмами, прописаними в цих програмах. Це значно скоротить час на виконання таких завдань, а також мінімізує вірогідність виникнення помилок. Зазвичай послуги автоматизації надають ті ж компанії, що надають технічне супроводження програм обліку.
6. Використання додаткових технічних інструментів (tools), програм та додатків у роботі
Інформатизація та діджиталізація в сучасному світі розвивається шаленими темпами, і вже зараз існує незчисленна кількість різноманітних платних та безкоштовних програм, додатків та інших технічних інструментів, які направлені на полегшення та покращення ефективності роботи. Чого вартий лише Sharepoint, коли ви з колегами можете одночасно працювати в одному документі, керувати доступом певних працівників до певних документів та іншої інформації та просто структурно і системно зберігати дані! Про зручність та вигоду електронного документообігу годі й розповідати, адже це максимальна швидкість обміну документами і водночас економія витрат на поштові та кур’єрські послуги. Проте обов’язково переконайтеся у наявності ліцензії та безпечності програм та додатків, які збираєтесь використовувати!
7.Система заохочення та преміювання працівників
Так, це також до питання ефективності. Вмотивовані працівники – це ефективні працівники, тут нічого й додати. Вже давно доведено, що витрати компанії на заохочення працівників при грамотному та справедливому підході окупаються сторицею.
Отже, завдяки налагодженню роботи по всіх вище перелічених пунктах, ви суттєво скоротите тривалість основних робочих процесів, підвищите продуктивність праці та, відповідно, збільшите прибуток вашої компанії.
Accountor постійно працює над вдосконаленням ефективності роботи своєї команди та буде радий допомогти в цьому питанні і вам!
