Чек-лист для проверки эффективности работы компании
Одним из фундаментальных принципов бухгалтерского учета является принцип непрерывности деятельности, что логично. Однако, компания не может поддерживать непрерывность деятельности только за счет количественного роста, ведь увеличение масштабов производства требует одновременного увеличения расходов (материалы, аренда помещения, расходы на расширение штата и т. д.). При таком подходе выручка будет расти, но прибыль останется на том же уровне.
Как масштабировать бизнес так, чтобы рост был качественным, то есть, чтобы росла не только выручка, но и прибыль? Решение только одно - повышение эффективности работы как отдельного работника, так и команды в целом. Абсолютного достижения этой цели не существует, это постоянное движение вперед и самосовершенствование. Мы расскажем вам, с чего непременно нужно начать и что поможет двигаться вперед с удвоенной скоростью. Итак, ловите от нас чек-лист для проверки эффективности работы вашей компании.
1. Структура и иерархия управления
Иерархия является одним из основополагающих принципов управления. Функционал и подчинение каждого сотрудника должны быть четко прописаны (для этого существует такой документ как должностная инструкция) и понятны всем членам команды. Каждый работник в компании должен иметь четкое понимание, к кому по каким вопросам обращаться. Делегирование и распределение задач должно непосредственно отвечать функциональным обязанностям исполнителей, а все стороны в делегировании должны знать свои зоны ответственности.
2. Взаимодействие в компании
Оптимизация процессов внутри компании – едва ли не ключевой фактор повышения эффективности работы. Порядок взаимодействия при определенных важных процессах лучше всего закрепить в инструкциях. Да, придется потратить время на составление таких инструкций; да, сразу не все запомнится, и работники будут периодически туда заглядывать, но пройдет немного времени, и этот порядок действий будет выполняться «на автомате», что существенно сэкономит время на лишнюю коммуникацию в типовых ситуациях. Мы рекомендуем закреплять во внутренних инструкциях такие процессы, как взаимодействие во время продаж, взаимодействие с бухгалтерией, порядок согласования платежей, взаимодействие при принятии/увольнении работников, порядок согласования отпусков, взаимозаменяемость сотрудников во время отпусков и другие важные процессы, требующие вовлеченности двух и более работников.
3. Принцип контроля "double-check"
Человеку свойственно ошибаться, поэтому выполнение любой задачи должно проходить как минимум двойной контроль. Вы, наверное, скажете: «Это же дополнительная трата времени, при чем тут эффективность?!». Поверьте, в большинстве случаев на исправление ошибок вы потратите гораздо больше времени, и эффективность при этом будет нулевой. К тому же, это повлияет на репутацию компании.
4. Тайм-менеджмент
Грамотное управление своим временем априори является одним из факторов повышения эффективности деятельности. Типичные методы управления временем — это ведение календаря, планировщика, расстановка приоритетов, дробление крупных задач и проектов на отдельные действия и т.д. Эффективный тайм-менеджмент невозможен без выстроенной иерархии, взаимодействия и контроля.
5. Автоматизация работы бухгалтерии, отдела продаж и т. п.
Если роботизация в наше время не каждому доступна, то автоматизацию смело можем себе позволить. Практически любые программы учета, которыми в основном пользуется бухгалтерия, менеджеры закупок и продаж, можно совершенствовать. Автоматизация заключается в том, чтобы максимально заменять мануальную, повторяющуюся и монотонную работу техническими решениями. Нужно постоянно анализировать свою работу и определять, где тратится много времени на мануальные действия и где есть возможность заменить их заменить техническими методами, прописанными в этих программах. Это значительно сократит время на выполнение задач, а также минимизирует вероятность возникновения ошибок. Обычно услуги автоматизации предоставляют компании, предоставляющие техническое сопровождение программ учета.
6. Использование дополнительных технических инструментов (tools), программ и приложений в работе.
Информатизация и диджитализация в современном мире развивается семимильными шагами, и уже сейчас существует несметное количество разнообразных платных и бесплатных программ, приложений и других технических инструментов, направленных на облегчение и улучшение эффективности работы. Чего стоит только Sharepoint, где вы с коллегами можете одновременно работать в одном документе, управлять доступом определенных сотрудников к определенным документам и другой информации и просто структурно и системно хранить данные! Об удобстве и выгоде электронного документооборота можно говорить долго, ведь это максимальная скорость обмена документами и экономия затрат на почтовые и курьерские услуги. Однако, обязательно убедитесь в наличии лицензии и безопасности программ и приложений, которые собираетесь использовать!
7. Система поощрения и премирования сотрудников
Да, это также относится к вопросу эффективности. Мотивированный работники — это эффективные работники, тут нечего добавить. Уже давно доказано, что расходы компании на поощрение работников при грамотном и справедливом подходе окупаются сторицей.
Таким образом, наладив работу по всем вышеперечисленным пунктам, вы существенно сократите продолжительность основных рабочих процессов, повысите производительность труда и, соответственно, увеличите прибыль вашей компании.
Accountor постоянно работает над совершенствованием эффективности работы своей команды и будет рад помочь в этом вопросе и вам!
