8 стратегій управління витратами підприємства під час війни
Розвиток бізнесу - це не лише про амбітні плани та шляхи їх досягнення. Повномасштабне вторгнення рф у 2022 році змусило чимало підприємств вирішувати надскладні питання - релокація, безпека персоналу, робота у форс-мажорних умовах, тощо. У 2023 році на перший план вийшли питання оптимізації фінансових процесів - зокрема, управління витратами.
Нам в Accountor Ukraine часто доводиться стикатися з хибним уявленнями про оптимізацію витрат як про банальне урізання бюджету на ті чи інші ресурси. Натомість, "управління" не дорівнює "мінімізації" та передбачає глибинний аналіз бізнес-процесів та розробку плану для підвищення ефективності компанії.
У цій статті ми розглянемо вісім універсальних стратегій проведення такого аналізу.
1. Аналіз постійних платежів
Неможливо навести лад у фінансах підприємства, не проаналізувавши "стандартні" витрати підприємства за останні кілька місяців. Цей крок допоможе не лише виявити області, де були витрачені зайві кошти, але й розробити чіткий план дій на майбутнє.
Наприклад, компанія щомісячно платить за оренду кількох приміщень. Чи всі вони використовуються за призначенням? Чи відповідають вимогам безпеки під час війни (наявність укриття в пішій доступності)? Якщо відповідь на ці питання "ні", варто замислитись про зменшення кількості орендованих приміщень та/або впровадження віддаленого графіку роботи.
2. Перегляд постачальників
Після аналізу стандартних статей витрат варто перейти до перегляду постійних постачальників - особливо тих, з ким ви співпрацюєте багато років. Цілком можливо, що необхідну продукцію можна придбати на більш оптимальних умовах та за більш вигідними цінами. Як варіант, ви можете використати знання про ситуацію на ринку в перемовинах з давніми партнерами та спробувати домовитись про знижку на постачання тих чи інших товарів та послуг.
3. Оптимізація інфраструктури
Під інфраструктурою маємо на увазі обладнання й устаткування, яке використовує підприємство. Передусім, радимо провести інвентаризацію та встановити, яку техніку підприємство тривалий час не використовує, і чому. Маючи на руках результати такої перевірки, складемо план, як заощадити на цій статті видатків. Скоріш за все, щось доведеться списати й утилізувати, але певні речі можна модернізувати й подарувати "друге життя" (наприклад, замінити жорсткі диски та інше "начиння" в ноутбуках).
4. Контроль запасів
Тут йдеться про інвентаризацію запасів, які можуть призвести до зайвих витрат через їхнє знецінення або зіпсуття. Такі запаси можуть бути різними, в залежності від розміру та сфери діяльності підприємства. Це можуть бути продукти харчування, побутова хімія, картриджі та тонери для офісних принтерів, розхідні матеріали до іншого обладнання, тощо. Варто подумати про впровадження більш точних методів прогнозування попиту та ефективних систем управління наявними запасами. Невикористані запаси можна продати, використати в промо-кампаніях або віддати на благодійність.
5. Залучення технологій
Обладнання, що не використовується, має бути утилізовуване. Проте, можливо, варто придбати нове програмне забезпечення для пришвидшення бізнес-процесів? Гарною інвестицією можуть стати більш сучасні програми для узгодження платежів та/або обміну документами на підприємстві. За бажанням можна суттєво полегшити життя працівникам, і при цьому заощадити кошти та час компанії у довготривалій перспективі. Наприклад, Accountor Ukraine використовує можливості автоматизації певних функцій у програмах ведення бухобліку та співпрацює з IT-спеціалістами в цій галузі.
6. Фокус на основних проєктах
В рамках аналізу ефективності витрат варто проаналізувати ресурси, що витрачаються на досягнення тих чи інших бізнес-цілей. Чи всі продукти та послуги компанії приносять вигоду? Чи варто витрачати час та кошти на розвиток продукту, який може не окупитися? Чи надання тієї чи іншої послуги є релевантним в умовах війни? Подекуди краще зосередитись на постачанні декількох або навіть одного продукта чи послуги, ніж намагатися бігти в усі сторони одразу.
7. Ефективне використання персоналу
Ні, тут йдеться не (лише) про скорочення. Ефективність використання персоналу - це і відповідність штатного розкладу реальному стану справ, і наявність посадових інструкцій з переліком реальних (а не формальних) обов'язків, і перегляд витрат на навчання працівників, і добре продумана бонусна політика... Для розуміння взаємозв'язку між витратами та управлінням людськими ресурсами радимо прочитати статтю про те, як мотивувати працівників. А оскільки під час війни до цих стандартних пунктів додаються інші фактори, рекомендуємо до ознайомлення також статтю про мотивацію персоналу в умовах війни в Україні.
8. Аутсорсинг
Після роботи над помилками у сфері управління людськими ресурсами радимо подумати над відданням певних функцій на аутсорсинг, адже в багатьох випадках це допомагає заощадити кошти та час. Якщо ви вже маєте аутсорс-партнерів, рекомендуємо переглянути кошти, які ви витрачаєте на співпрацю. Чи ви не платите за сервіси, які вам не потрібні, купуючи "стандартні пакети послуг"? Задля уникнення таких ситуацій Accountor Ukraine індивідуально підходить до кожного запиту та формує пропозицію з надання бухгалтерських чи юридичних послуг саме під ті питання, які є актуальними для конкретного клієнта.
Ми розглянули вісім простих, але дієвих стратегій перегляду витрат на підприємстві. Втім, не завжди є можливість, час та людські ресурси для аналізу всіх сфер діяльності компанії. Спеціалісти Accountor Ukraine готові прийти на допомогу та вказати дієві шляхи оптимізації витрат та покращення фінансових процесів для Вашого бізнесу вже сьогодні.
