8 стратегий управления затратами предприятия во время войны
Развитие бизнеса - это не только амбициозные планы и пути их достижения. Полномасштабное вторжение рф в 2022 году вынудило предприятия решать сверхсложные вопросы - релокация, безопасность персонала, работа в условиях форс-мажора и т.д. В 2023 году на первый план вышли вопросы оптимизации финансовых процессов - в частности, вопрос управления расходами.
Нам в Accountor Ukraine часто приходится сталкиваться с ошибочным представлением об оптимизации затрат как о банальном урезании бюджета на различные ресурсы. Понятие "управление" не тождественно "минимизации" и предполагает глубокий анализ бизнес-процессов и разработку плана для повышения эффективности компании. В данной статье мы рассмотрим восемь универсальных стратегий проведения такого анализа.
1. Анализ постоянных платежей
Невозможно привести финансы предприятия в порядок, не проанализировав стандартные расходы предприятия за последние несколько месяцев. Этот шаг поможет не только выявить области, где были израсходованы лишние средства, но и разработать четкий план действий на будущее.
К примеру, компания ежемесячно платит за аренду нескольких помещений. Используются ли все они по назначению? Соответствуют ли требованиям безопасности в условиях войны (наличие убежища в пешей доступности)? Если ответ на эти вопросы негативный, пора задуматься о сокращении количества арендованных помещений и/или внедрении дистанционного графика работы.
2. Пересмотр поставщиков
После анализа стандартных статей расходов следует пересмотреть своих постоянных поставщиков, особенно тех, с кем вы сотрудничаете долгие годы. Вполне возможно, что необходимую продукцию можно приобрести на более оптимальных условиях и по более выгодным ценам. Как вариант, вы можете использовать знание о ситуации на рынке в переговорах с долгосрочными партнерами и попытаться договориться о скидке на поставку определенных товаров и услуг.
3. Оптимизация инфраструктуры
Под инфраструктурой имеется в виду оборудование и техника, используемую предприятием. Прежде всего, следует провести инвентаризацию и определить, какую технику предприятие длительное время не использует, и почему. Имея на руках результаты такой проверки, составим план, как сэкономить на данной статье расходов. Скорее всего, что-то придется списать и утилизировать, однако, определённые ресурсы можно модернизировать и подарить им "вторую жизнь" (к примеру, заменив жесткие диски и прочую "начинку" в ноутбуках).
4. Контроль запасов
Имеется в виду инвентаризация запасов, которые могут обесцениться, испортиться, и таким образом привести к излишним расходам. Запасы могут быть самыми разными, в зависимости от размера и сферы деятельности предприятия: продукты питания, бытовая химия, картриджи и тонеры для офисных принтеров, расходные материалы для другого оборудования и т.д. Стоит задуматься о внедрении более точных методов прогнозирования спроса и эффективных систем управления имеющимися запасами. Неиспользованные запасы можно продать, использовать в промо-кампаниях или передать на благотворительность.
5. Внедрение технологий
Неиспользуемое оборудование мы решили утилизировать. Однако, возможно, стоит приобрести новое программное обеспечение для ускорения бизнес-процессов? Хорошей инвестицией могут стать более современные программы для согласования платежей и/или обмена документами на предприятии. При желанию можно значительно облегчить жизнь сотрудникам и при этом сэкономить деньги и время компании в долгосрочной перспективе. К примеру, Accountor Ukraine использует возможности автоматизации определенных функций в программах ведения бухучета и сотрудничает с IT-специалистами в этой области.
6. Фокус на основных проектах
В рамках анализа эффективности расходов следует проанализировать ресурсы, которые тратятся на достижение тех или иных бизнес-целей. Приносят ли все продаваемые продукты и услуги выгоду компании? Стоит ли тратить время и деньги на развитие продукта, который может не окупиться? Является ли предоставление той или иной услуги актуальным в условиях войны? Иногда лучше сосредоточиться на поставке нескольких или даже одного продукта или услуги, нежели пытаться бежать во всех направлениях.
7. Эффективное использование персонала
Нет, речь не (только) о сокращениях. Эффективность использования персонала - это и соответствие штатного расписания реальному состоянию дел, и наличие должностных инструкций с перечнем реальных (а не формальных) обязанностей, и пересмотр затрат на обучение сотрудников, и продуманная бонусная политика... Чтобы понять взаимосвязь между расходами и управлением человеческими ресурсами, рекомендуем прочитать статью о том, как мотивировать сотрудников. А поскольку во время войны к стандартным пунктам добавляются другие факторы, рекомендуем также ознакомиться со статьей о мотивации персонала в условиях войны в Украине.
8. Аутсорсинг
После работы над ошибками в области управления человеческими ресурсами, рекомендуем задуматься о передаче некоторых функций на аутсорсинг, так как во многих случаях это помогает сэкономить деньги и время. Если у вас уже есть аутсорсинговые партнеры, советуем пересмотреть затраты на сотрудничество. Не оплачиваете ли вы ненужные сервисы, покупая "стандартные пакеты услуг"? Во избежание подобных ситуаций Accountor Ukraine индивидуально подходит к каждому запросу и формирует предложение по бухгалтерским или юридическим услугам под вопросы, актуальные для данного конкретного клиента.
Мы рассмотрели восемь простых, но эффективных стратегий анализа расходов на предприятии. Однако, не всегда есть возможность, время и человеческие ресурсы для анализа всех сфер деятельности компании. Специалисты Accountor Ukraine готовы прийти на помощь и подсказать эффективные пути оптимизации расходов и улучшения финансовых процессов для Вашего бизнеса уже сегодня.
