Riddarhuset outsourcade och digitaliserade ekonomin med framgångsrikt resultat

Från att ha behövt kopiera fakturor och manuellt sätta in oändliga mängder dokument i pärmar valde Riddarhuset i Stockholm till slut att digitalisera sin ekonomi 2017. Tack vare goda tidigare erfarenheter, föll valet på Accountor.

En historia som spänner sig 400 år tillbaka i tiden

Riddarhuset är en anrik institution som har varit verksam i snart 400 år. De arbetar med många olika insatser men framförallt med att vårda och förvalta Riddarhuset i Stockholm, sköta om de adliga familjernas stamtavlor och förvalta 330 stiftelser.

Erik Drakenberg har varit Riddarhussekreterare i åtta år, och var med när Accountor fick i uppgift att ta över deras bokföring 2017. Det var när deras dåvarande kamrer som skötte bokföringen gick i pension som diskussionen om planen framåt inleddes. Då stod valet mellan att anställa en ny ekonomiansvarig på halvtid, eller att outsourca bokföringen till en extern part. Efter att ha diskuterat för- och nackdelar kom de fram till att outsourca ekonomin vägde tyngre i och med att de därmed inte skulle bli så personberoende, och kunde få en större kontinuitet på bokföringen och den ekonomiska uppföljningen.

– Det var vår ekonomiansvarige i Riddarhusets styrelse som föreslog Accountor. Han var CFO för ett företag som redan använde Accountor, så han tyckte att vi skulle testa då de hade ett bra samarbete. Han lyfte hur bra det funkat att samarbeta med just kontoret i Karlstad, så vi valde därför samma kontor, säger Erik Drakenberg.

Från ett manuellt upplägg till en helt digitaliserad lösning

När Riddarhuset anlitade Accountor var deras ekonomihantering manuell, det vill säga fakturor behövde kopieras, sättas in i pärmar och så vidare. Idag sköts istället deras löpande bokföring, månadsbokslut inklusive rapportering samt årsredovisning, lönehantering, attestering och upprättande av deklarationer helt digitalt i system som Xledger, Hogia Lön och Hogia MyPayslip.

Att genomgå en full digitalisering av företagsekonomin kan innebära en tekniskt klurig övergångsperiod och internt motstånd, men Erik beskriver det som en smidig process:

– Det gick bra och digitaliseringsprocessen mottogs rätt väl internt. Men det är klart, vi introducerades för Xledger som Accountor använder, och det är egentligen för komplicerat för oss. Men det funkar fint och det uppvägs av den höga servicenivån från Accountor.

Tillgänglighet och hög servicegrad värderas högt

Riddarhuset och Accountor har daglig mailkontakt och hörs via telefon några gånger i månaden. Arbetet har sett ungefär likadant ut under åren med löpande bokföring som idag sköts av Tony Lundqvist och lönerna som Rigmor Nordqvist tar hand om för de drygt 15 anställda. Erik Drakenberg är nöjd med det digitala upplägget som gör att han inte är lika bunden till kontoret och exempelvis kan attestera i mobilen på resande fot. Men det han värdesätter allra mest är deras kontaktpersoner och hur serviceminded de är.

– Tony och Rigmor är väldigt lätta att ha att göra med och deras tillgänglighet och servicegrad är mycket hög. Man vill ju lära känna varandra så vi brukar bjuda hit dem när vi anordnar festligheter, det är väldigt trevligt.