Vad är budget och budgetering?
Budgetering, många sitter och kliar sig i huvudet nu och gör sin budget. Men hur gör man en budget och budgetering? En budget tittar framåt, det är en prognos och en ekonomisk plan för företagets ekonomiska händelser. Budgetering är den process och det arbete som leder fram till en budget.
Budgeten är oftast kopplad till en tidsperiod, exempelvis räkenskapsåret och byggs upp baserat på organisationens alla avdelningar och/eller affärsområden. Budget är både intäkter och kostnader men kan också innehålla investeringar och kassaflöden.
Budgetens tre delar som ska budgeteras
Resultatbudget
Är en sammanställning av företagets förväntade intäkter, kostnader och resultat för en viss period, exempelvis räkenskapsår. Det är oftast denna budget som budgeteras och därför oftast det man menar när man pratar om budget. Syftet är att beräkna och styra företagets intäkter och kostnader.
Likviditetsbudget
Behandlar företagets likviditet (likvida medel) och visar företagets betalningsförmåga under en tidsperiod. Det betyder att likviditetsbudgeten speglar om företaget har ”faktiska pengar” att betala ut och vad som kommer in.
Budgeterad balansräkning
Visar hur tillgångar, eget kapital och skulder antas utvecklas över den tidsperiod som är budgeterad.
Resultat-, likviditets, och budgeterad balansräkning är huvudbudgetar
Resultat-, likviditets, och budgeterad balansräkning byggs upp av olika delbudgetar. Delbudgetar (underbudgetar) är budgetar som beräknas per avdelning eller affärsområde, som exempelvis försäljningsbudget. Den totala budgeten utgörs av alla delbudgetar. Exempel på andra delbudgetar är kostnads-, personal-, omkostnads- och kapital-budget.
Budgeteringsmetoder – finns olika
Det finns olika metoder att göra sitt budgetarbete på, beroende på vilka vilken företagsverksamhet, företagskultur eller tidigare erfarenheter företaget har. Exempel på budgeteringsmetoder är:
Kontobaserad budget
Det traditionella sättet att göra sin ekonomiska planering är den kontobaserad budgeten. Här utgår strukturen för planeringsarbetet från kontoplanen, förteckningen över alla de konton företaget använder för sin bokföring.
Drivarbaserad budget
Drivarbaserad modell planerar företaget utifrån verksamhetsnära begrepp. Till exempelvis kan det röra sig om antal sålda produkter/tjänster, beläggningsgrad eller volym. Huvudsaken är att 'drivarna' är begrepp som är viktiga för verksamheten och som medarbetarna kan förstå och ta till sig.
Rullande budget (rullande prognos)
Denna prognos ger dig en kontinuerlig bild över prognosens tidsfönster, den period du tittar på. Budgeten/prognosen rullar framåt medan en traditionell prognos slutar vid en specifik tidpunkt (oftast verksamhetsårets slut).
När budgeten arbetas om tittar du då i stället (exempelvis) 12 månader framåt. Rullande prognoser är mer flexibel än andra budgeteringsformer och hjälper företag blicka framåt, utifrån där de står idag.
Top-down budget
Ledningen tar fram en övergripande budget för hela företaget med utgångspunkt i företagets affärsmål och eventuellt tidigare budgetar. Budgeten fördelas sen ut på exempelvis företagets avdelningar.
Bottom-up budget
Budgeten byggs upp nedifrån och sammanställs till en total budget, exempelvis utifrån organisationsstrukturen där olika avdelningar sätter sin egen budget. Ledningen godkänner budgeterna och ber eventuellt om ändringar tills en slutlig budget finns på plats. Detta kan innebära att flera versioner av budgeten skapas och behandlas innan en slutlig budget godkänns.
Zero-based budgeting
Denna budgetering innebär att alla avdelningar kontinuerligt rättfärdigar sin budget (och sina kostnader). Ingenting antas vara inkluderat för nästa budgetperiod. Tanken är att alla på företaget blir mer kostnadsmedvetna och att chefer ska utgå ifrån vad som är nödvändigt för nästkommande budgetperiod.
Budgeteringen ger även ekonomisk information till intressenter om företagets ekonomi och ställning. Det kan då vara ett styrmedel som bidrar till trygghet, motivation och transparens.
