Planera konferensen på rätt sätt, för att få fullt avdrag

Kickoff, konferens eller kurs är det många som planerar nu inför hösten. En konferens är skattefri för deltagarna om den är till nytta för företaget. Hur kan man då planera och genomföra aktiviteten så att företaget får fullt avdrag för utgifterna och utan att de anställda riskerar beskattning?

Konferens är skattefri om den är till nytta för företaget

En renodlad konferens-, kurs- eller kickoffresa är skattefri, men för att slippa förmånsbeskattning finns det några viktiga punkter att tänka på:

Att det pågår minst en dag, dvs att minst 6 timmar innehåller effektivt konferenstid.
Om konferensen pågår en vecka, ska konferenstiden omfatta minst 30 timmar, jämnt fördelat under veckan.
Pågår max en vecka.
Att den i huvudsak handlar om ett internt arrangemang som är till nytta för företaget, koncernen eller liknande. I vilket syfte ska konferensen anordnas? Att kunna visa ett godtagbart syfte är särskilt viktigt vid en skatterevision i nära anslutning till konferensen. Detta eftersom det kort tid efter konferensen kan vara svårt att visa några direkta ekonomiska resultat.
Visa vilken ekonomisk nytta företaget förväntas få eller har haft av konferensen. Det kan handla om diskussioner om företagets mål, nya produkter eller andra nysatsningar. Det kan även vara fråga om diskussioner som leder till att vissa planerade åtgärder inte ska genomföras. Studiebesök eller andra aktiviteter måste ha en klar koppling till verksamheten. Det går alltså inte att lägga in vilka studiebesök som helst för att fylla ut programmet.

Lagom mycket nöje på konferensen

Konferensen får vara rolig och innehålla nöjen. Vitsen med företagsevent är många gånger att svetsa ihop arbetsgruppen, vilket är till stor nytta för företaget.

Upprätta därför ett tydligt och detaljerat program redan före konferensen. Ju mer allmänt hållet programmet är desto större är risken att konferensen delvis kan leda till skatteplikt för de anställda. Det är bra att spara allt material som kan styrka aktiviteterna.
Ska inslag av teambuilding ingå som en programpunkt för att stärka sammanhållning bland personalen? Ett gott råd är då att anlita en professionell ledare, till exempel en organisationskonsult, som leder övningarna.
En internkonferens ingår i personalens arbetsuppgifter. Det bör därför i princip vara obligatoriskt för de berörda anställda att delta.
Måltider och dryck under en internkonferens ses som intern representation och är därför skattefria för de anställda. Det gäller under förutsättning att måltiderna intas gemensamt och att konferensen inte har pågått längre än en vecka. Arbetsgivaren får som huvudregel fullt avdrag för kostnaderna.
Om konferensen anordnas på en ort utomlands är det särskilt viktigt att ha hållbara argument för den ort man valt. Tänk också på att konferensresor till Alperna eller någon skidort i Sverige under vintern kan medföra att Skatteverket vid en kontroll kommer att granska hur konferensen har varit upplagd med mera extra noga.

Skulle aktiviteten innehålla:

för stor del nöje och avkoppling…
för liten del som är till nytta för företaget…
omotiverat lång resa till avlägsen plats eller till ett populärt turistmål…

…kan det innebära att den anställda kan få beskattas för delar eller hela värdet av resan. Spara och dokumentera därför scheman och aktiviteter ifall det bli några oklarheter. Allt som kan styrka aktiviteterna är bra att spara.

Anställdas partner beskattas

Är tanken att de anställdas makar eller sambor ska följa med på internkonferensen? Om arbetsgivaren står för utgifter för resor, hotell med mera för de medföljande uppkommer i så fall en skattepliktig förmån för de anställda i denna del.

Accountors expertis finns när du behöver det.