Ekonomiavdelningen: Målbilden och vägen dit
Den proaktiva ekonomifunktionen
Ekonomiavdelningen är proaktiv. Om du är en av alla de som drabbas av allergiska utslag mot modeord som proaktiv, så ska vi nu precisera oss: proaktiv är motsatsen till reaktiv.
En reaktiv ekonomiavdelning levererar i bästa fall korrekta siffror på utsatt tid. Man tillbringar mycket av sin tid med att leta fel som begåtts i det förflutna, gör rättningar i bokföringen och justerar rapporter. Man hinner aldrig riktigt göra de viktiga analyserna eller lyfta blicken för att se helheten.
Som kontrast är den proaktiva ekonomiavdelningen strömlinjeformad, såtillvida att varje arbetsmoment är kartlagt och optimerat för maximal effektivitet. All indata är förstås digital och hanteras i system som pratar med varandra.
I en sådan miljö tillåts du som CFO ha ett framåtriktat arbetssätt och leverera analyser och rapporter som driver företagets affär. När du kan ha fokus på nuet och det som ligger framåt i tiden når du snabbare de önskade resultaten än när du bara blickar bakåt på historiska data. Kontroller i realtid eliminerar också fel vid källan, vilket förhindrar onödiga repetitiva beteenden.
När det löpande arbetet flyter på som det ska, kan du jobba nära verksamheten och bygga din förståelse för vilka faktorer som påverkar företagets framgång. Du får också tid till omvärldsbevakning och en möjlighet att knyta kontakter med viktiga intressenter i din omgivning.
Rustad med denna förståelse för verksamheten samt yttre faktorer kan du snabbt dra välgrundade slutsatser om hur händelser inom och utom företaget kommer påverka företagets resultat, både på kort och lite längre sikt.
CFO:N BÖR STÄLLA FRÅGORNA SOM DRIVER FÖRÄNDRING
- Hur lönsam(t) är egentligen produkten/tjänsten/affärsområdet/kunden/personalgruppen, i förhållande till övriga instanser av dito?
- Har vi sifferunderlag för att göra de analyser vi behöver?
- Har vi en tillräckligt detaljerad redovisning för att bygga en dynamisk uppföljningsmodell?
- Redovisar vi i tillräckligt många dimensioner och tar vi in övriga relevant data för att möjliggöra affärsmässig analys?
- Vad finns det för flaskhalsar i processerna? Vad gör vi? Hur och i vilken ordning?
- Varför tar en process så lång tid och varför kan den inte avslutas snabbare?
Hur når du dit?
Ekonomiavdelningens möjligheter att arbeta effektivt är ofta mycket beroende av IT-strukturen och de systemval som gjorts. Det krävs en IT-struktur som gör att du har tillgång till rätt och uppdaterad data från olika håll. Brister i IT-stödet gör snabbt att du sitter med avstämningar i många led och därmed tappar mycket tid. Den andra stora faktorn är hur ekonomifunktionen är organiserad.
DIGITALISERING OCH AUTOMATISERING
Digital indata är en grundförutsättning. Du kan idag bland annat digitalisera:
- Inkommande och utgående fakturor
- Leverantörsbetalningar
- Reseräkningar
- Tidsrapportering
- Attestflöde
- Nyckeltal
Digitalisering ger dock inga stora tidsvinster i sig, utan är snarare en förutsättning för att kunna automatisera arbetsmoment senare i flödet. Exempelvis sparar ekonomifunktionen mycket tid genom att leverantörsfakturor automatisk läses in, bokförs och attesteras enligt förinställda regler. För kundfakturor blir fakturaleveransen och likviditetsflödet bättre. Automatiska betalningar innebär direkt överföring av betaldata till banken, och automatisk återredovisning till affärssystemet.
För reseräkningar har tekniken gått mycket framåt på sista tiden. Här kan du spara mycket tid genom att medarbetarna fotar alla utläggskvitton med mobilen, varpå värdena tolkas och skickas till lönesystemet. Vissa kvittoappar varnar om något är fel, och ber om mer information (exempelvis deltagarlista vid representation).
ORGANISERA FÖR PROAKTIVITET OCH FÖRÄNDRING
Förutom systemen och hjälpmedlen behövs också en organisation där CFO:n och Business Controllers kan och vågar ta en drivande roll, en roll som innefattar att ifrågasätta och utmana etablerade rutiner och arbetssätt. Du som CFO måste skapa en organisation där ekonomiavdelningen vågar ta för sig. Dåtidens kamrerer som bara redovisade korrekta siffror till ledningen är en försvinnande skara.
På många företag ses dock fortfarande ekonomifunktionen som en tärande part. Ekonomifunktionen kan och bör idag vara en närande part, en funktion som bidrar med analyser och rapporter som gör det enklare för ledningen och verksamheten att fatta välgrundade beslut.
Från ledningshåll är en proaktiv ekonomifunktion i regel efterfrågat. Det ses bara som något positivt när ekonomiavdelningen vågar slå larm om att företaget verkar gå i fel riktning.
Många CFO:er känner att de inte har tillräckliga resurser på ekonomiavdelningen. Här ser vi dock att mycket går att göra genom att kartlägga den kompetens man har och i vissa fall organisera om lite. Vi ser också ofta att resurserna inte används fullt ut pga. otydliga roller, diffusa ansvarsgränser etc.
EXTERN SPETSKOMPETENS DÄR SÅ BEHÖVS
De resurser som frigörs i och med effektiva systemlösningar, processer och organisation kan med fördel användas till punktinsatser och riskeliminering. En framtidsinriktad CFO räds inte att ta in extern hjälp för att vidare effektivisera arbetet. Vanliga områden att ta hjälp med är:
