Accountor Norges adferdskodeks

Vi vil opptre troverdig, ansvarsfullt og etisk i mot våre kunder, partnere, medarbeidere, styremedlemmer og andre interessenter. Accountors adferdskodeks (Code of Conduct) er et viktig verktøy for risikostyring. Det legger grunnleggende prinsipper og retningslinjer til grunn som alle våre medarbeidere, ledere og partnere må overholde. 

Denne adferdskodeksen er godkjent av styret til Accountor, og er bindene for alle våre forretningslinjer i alle landene vi opererer i. 

Accountors verdier

• Respekt
• Tillit
• Mot
• Fremtid

Vi respekterer andre, vi bygger tillit mellom våre kunder og oss selv, og vi våger å gå utenfor komfortgrensen vår for å skape en bedre fremtid for kundene våre og oss selv. 

Vi er alltid ærlige. Vi lyver ikke. Vi har en menneskelig tone, og vi følger verdiene våre i alle operasjoner. Vi respekterer alle mennesker. 

Vi er en etisk ledet og opptredende, god organisasjonsborger. Vi er et fremtidsrettet selskap, som sikter mot å skape forbedringer i samfunnet. 

Handlinger mot bestikkelser, korrupsjon og hvitvasking

Accountor forventer at alle medarbeidere, styremedlemmer og partnere som handler på vegne av Accountor handler innen våre høye, etiske standarder. 

Accountor har strenge regler når det kommer til å handle mot bestikkelser, korrupsjon og hvitvasking, blant annet å handle i henhold til EUs lov om å forebygge og utrydde hvitvasking og terrorfinansiering. Vi følger instruksjonene om å Kjenne kundene dine i henhold til denne loven, og følger instruksjonene for overvåking for anti-hvitvasking. Hvert styremedlem, medarbeider og partner som arbeider for Accountor må følge reglene satt i disse retningslinjene. 

1) Hva er bestikkelser?
Bestikkelser er tilbud om eller mottakelse av enhver gave, lån, betaling, belønning eller annen fordel til eller fra enhver person som en oppfordring til å gjøre noe som er uærlig, ulovlig eller et brudd på tillit i oppførselen til vårt selskap. 

2) Hva er korrupsjon?
Korrupsjon er misbruk av gitt makt til egen vinning. 

Eksemplene som er gitt nedenfor i dette dokumentet er ikke uttømmende, men fastsetter regler og prosedyrer som må følges.

Alle som arbeider for og på vegne av rAccountor må til enhver tid handle i samsvar med følgende bestemmelser:

• Opptre ærlig, tillitsvekkende og sett et godt eksempel
• Bruk ressursene til Accountor til Accountors beste interesse og ikke misbruk ressursene
• Lag et klart skille mellom interessene til Accountor og dine private interesser, slik at du unngår interessekonflikt. Hvis konflikt oppstår må det rapporteres til overordnet umiddelbart
• Rapporter alle hendelser, risikoer og problemer konfidensielt som er i strid med dette dokumentet. Hendelsene vil bli behandlet anonymt, og en skriftlig respons blir sendt
• Ikke tilby, lov bort, etterspør, motta eller godta bestikkelser for å oppnå en forretningsfordel, vinne forretninger eller beholde forretninger
• Ikke tilby eller ta imot gaver eller fordeler til eller fra kunder, bedrifter, leverandører eller andre tredjeparter annet enn bona fide-bekvemmeligheter eller promoteringsaktivitet. Bona fide betyr i denne sammenhengen at gaven eller fordelen ikke på noen måte er et forsøk på å påvirke beslutninger eller annen forretningsaktivitet, men kun er en gest for å være hyggelig. Ikke i noen situasjon kan en gave eller fordewl bli gitt eller mottatt bli verdt mer enn verdien av en mindre skattefri gave definert av de lokale skattemyndighetene. I alle situasjoner må både giver og mottaker vurdere tanken bak gaven, og hvis meningen bak ikke er bona fide, på tross av verdien til gaven eller fordelen, må gaven ikke aksepteres.
  • Gaver som er presenter som blomster, gavekort, mat og drikke. Arrangements- og reisebilletter som gis til deg som et individ er også gaver når de ikke brukes i sammenheng med forretningsvertskap
  • Fordeler inkluderer invitasjoner til måltider betalt av andre, mottakelser og arrangementer for forretningsgrunner
• Ikke tilby penger til samarbeidspartnere for å få fortgang i tjenesten eller få upassende fordeler. Denne typen bestikkelser klassifiseres som tilretteleggingsbetaling og kan være ulovlig.

Ved å overholde disse retningslinjene tar vi sikte på at Accountor ikke på noe tidspunkt bevisst bryter mot relevant lovgivning om bestikkelse og korrupsjon.

Arbeid hos Accountor

Hos Accountor er vi forpliktet til helsen og sikkerheten til våre ansatte, samt til et godt arbeidsmiljø. I våre arbeidsaktiviteter er vi forpliktet til å overholde gjeldende lover og regler for arbeidsrett.

Våre medarbeidere er kjernen i organisasjonen. En av våre verdier er respekt, og vi krever at alle våre ansatte, styremedlemmer og partnere skal behandle hverandre med respekt. Accountor er et trygt og likestilt sted å jobbe. Vi er forpliktet til prinsippene om lik behandling og ikke-diskriminering av mennesker. Vi godkjenner ingen type trakassering. Vi tilbyr alle, uansett alder, kjønn eller andre personlige egenskaper en mulighet til å utvikle seg profesjonelt og avansere i karrieren. Vi krever at alle våre ansatte tar del i opplæring og utdanning som gjør at vi er sikre på at våre medarbeidere utvikler sine profesjonelle egenskaper og kunnskap, slik kan vi tilby en enda bedre tjenestelevering til våre kunder. 

Vår ledelse er basert på åpenhet, integritet, mot og tillit. Vi krever rettferdig og likestilt ledelse. Ingen skal behandles ulikt. Vi krever at alle våre ledere og styremedlemmer innretter seg etter disse prinsippene. Hvis vi merker eller mistenker misbruk vil disse mistankene tas tak i umiddelbart.

Vi er forpliktet til velværen til våre ansatte. Vi støtter helsefremmende tiltak for medarbeiderne, og tilbyr andre fordeler som bedrer velvære på jobben. Vi aksepterer ikke barnearbeid eller andre typer misbruk av mennesker. Vi tilbyr konkurransedyktig lønn og fordeler. 

Personvern

Accountor respekterer personvern på alle måter. Accountor samler, bruker, oppbevarer og prosesserer personal- og kundedata ansvarlig, lovlig og med stor forsiktighet. 

Personvernet til kundene våre og deres informasjon, i tillegg til personvernet til personalet, er essensielt i alle våre aktiviteter. Vi opererer i henhold til alle lover og regler som omhandler personvern. 

Vi kommuniserer transparent om hvordan vi behandler og prosesserer personlige data om våre kunder, partnere og personal. Vi har bygget en organisasjonsstruktur for saker om personvernsdata og vi har en personvernsansvarlig som sikrer at alle våre forretningsgrener i alle land opererer i henhold til datakrav for personvern, og at vi utvikler oss kontinuerlig i personvernsaker. 

Kostnaden av brudd på personvern er veldig høy, både økonomisk og med tanke på omdømme. Brudd på riktig prosessering av personlige data kan føre til ikke-reparerbar skade på individer når deres personlige data ender opp i gale og kriminelle hender. 

Personlige data inkluderer enhver informasjon som kan brukes til å identifisere et individ. Disse dataene kan være kunde- og HR-relatert informasjon, slik som navn, kontaktdata, lønn etc. Hvis du er i tvil om informasjon er personlig eller ikke, behandle informasjonen som personlige data. 

Vi har skriftlige avtaler med alle våre kunder og leverandører. Når vi må gi personlig informasjon videre til tredjeparter gjør vi dette ved å følge kravene i lovverket. I våre leverandøravtaler har vi vilkår om prosessering av personaldata. Med dette sikrer vi at alle våre leverandører operer i henhold til reguleringer om personopplysning, men vi ønsker også å sikre at hver leverandør forstår viktigheten av saken, og hvor forpliktet vi er når det kommer til å holde all personlig informasjon trygg. I vår kundeavtale har vi vilkår om prosessering av personalopplysninger, og ansvaret som ligger både hos oss og hos kunden. Dette er hvordan vi sikrer at kundene vet helt sikkert hvordan og hvorfor vi prosesserer opplysningene som kunden selv eier, og på hvilke grunnlag denne prosesseringen skjer. 

Vårt personal er opplært i personopplysningsvern, og vårt personal har kun tilgang til å bruke de personopplysningene som er nødvendige i deres arbeidsoppgaver. Det må foreligge en legitim forretningsgrunn for enhver deling av data. Vi krever streng konfidensialitet og respekt for våre kunders informasjon. Hver medarbeider må rapportere om brudd eller misbruk av personopplysninger dersom det mistenkes, i henhold til våre interne retningslinjer for varsling av misbruk av personopplysninger. 

Åndsverk og konfidensialitet

Vi krenker ikke andres rett til immaterielle rettigheter. Vi presenterer ikke tredjeparts immaterielle rettigheter som våre egne. Vi respekterer og beskytter andres immaterielle rettigheter med samme omsorg som vår egen.

Vi sørger for at våre ansatte er oppmerksomme på at de ikke har lov til å bruke eller presentere sine egne ideer eller opplysninger fra tredjeparter som de ikke har lov til å bruke ved en avtale mellom eieren og Accountor. Ingen ansatt eller styremedlem kan gi lisens eller tillate bruk for noe intellektuell eiendom eller konfidensielle data til tredjepart uten riktig og lovlig rettighet.

Accountor respekterer konfidensialiteten til våre kunder. Vi har høye standarder og prosesser når det gjelder konfidensialitet. Vi beskytter både våre egne og våre kunders konfidensielle informasjon og forretningshemmeligheter fra uautorisert offentliggjøring og misbruk, og vi deler dem ikke med tredjeparter, bortsett fra på godkjente vilkår som begrenser deres avsløring og bruk. Vi respekterer og beskytter den konfidensielle informasjonen til andre med samme forsiktighet som vår egen.

Menneskerettigheter, verdighet og respekt

Accountor respekterer menneskerettighetene, og er forpliktet til prinsippene i den universelle menneskerettserklæringen og FNs Global Compact. Vi forventer også at våre leverandører og forretningspartnere deler disse verdiene. 

Vi er forpliktet til å levere utmerket tjenesteytelse fra et menneske til et annet. Vi ønsker å tilby verdens beste service. Vi vil være den beste mulige partneren for våre kunder, og vi ønsker å hjelpe våre kunder til å få enda bedre resultater. Et av nøkkelelementene i utmerket service er respekten vi deler med hverandre. Vi krenker ikke andres verdighet. Meningene kan variere, men alle blir behandlet med verdighet og respekt, uavhengig av deres meninger, status eller andre personlige faktorer.

Vi respekterer alles mening i vår egen organisasjon, og hos våre kunder, partnere og andre tredjeparter. En av våre verdier er respekt, og vi tar det seriøst. Vi er interessert i våre kunder og vi vil ha tilbakemelding regelmessig for å kunne lære av hver tilbakemelding om hvordan vi kan være en enda bedre partner for våre kunder og hvordan vi kan skape enda mer tillit mellom klienten og oss.

Miljø

Accountor er forpliktet til å beskytte miljøet. Vi følger gjeldende miljøregler og retningslinjer. Vi forventer at våre styremedlemmer, ansatte, leverandører og andre forretningspartnere skal følge de samme standardene for å beskytte miljøet.

Accountor er forløperen i digitaliseringen av finansiell og HR-ledelse, og vi ønsker å redusere miljøpåvirkningen ved å skape en papirløs verden for finansiell og HR-ledelse av våre kunder og Accountor. Vi hjelper også våre kunder med å redusere sitt miljø-fotavtrykk.

Vi veileder vårt personell med handlinger hvordan de kan delta i å spare miljøet ved å redusere bruken av papir. Vi vil at alle skal være oppmerksomme på miljøpåvirkningen deres handlinger har, og hvordan hver og en kan bidra til å beskytte miljøet.

Vi tar sikte på å utvikle nye tekniske løsninger som reduserer bruken av elektrisitet. Vi ønsker å skape faste prosesser som reduserer mulighetene for feil, og som derfor reduserer mengden databehandling som bruker mye strøm.

Vi tilbyr tjenester som er uavhengige av tid og sted. Slik reduserer vi behovet for transport, reise og posttjenester. Vi unngår unødvendig reise og foretrekker digitale møtearrangementer.

Vi krever også det samme fra våre leverandører og partnere. Vi oppfordrer dem til å delta i digitalisering. Ved digitalisering forbedrer vi også vår kvalitet og jobber raskere og på en mer effektiv måte.

Alle er ansvarlige for at retningslinjene overholdes

Hver og en av våre ansatte og ledere er ansvarlige for at de prinsipper og standarder som følger av denne adferdskodeksen overholdes. Vi forventer at våre leverandører og partnere forplikter seg til tilsvarende standarder. Hver person i Accountor-gruppen skal lese, forstå og følge retningslinjene som er angitt i dette dokumentet. Alle må unngå enhver praksis som kan føre til en situasjon som ikke er i samsvar med adferdskodeksen.

Lederne har en spesiell rolle i å ta i bruk prinsippene i adferdskodeksen. Hver leder er ansvarlig for at deres team-medlemmer er oppmerksomme på denne adferdskodeksen og forstår dens formål og mening. For ledere betyr dette også at de må observere sin forretningsvirksomhet og forutse risikoen for å ikke overholde adferdskodeksen. Ledere må alltid rapportere hendelser eller risikoer til sine overordnede. Ledere har også ansvaret for at gruppemedlemmene føler seg trygge på å stille spørsmål og legge merke til mulige problemer. Ledere må delta aktivt i adferdskodeksprosessen og følge styresettet til Accountor.

Alle er forpliktet til å ta opp en bekymring omgående hvis de blir oppmerksomme på en potensielt brudd eller mistanke om brudd på oppførselen. Mistanker må rapporteres inn raskt. Overholdelse av adferdskodeksen er avgjørende for Accountors rykte og derfor må potensielle problemer løses før eventuelle skader har oppstått.