Hvordan gjennomføre en workshop

Hva er workshop? 

Kreative gruppeprosesser, arbeidsmøte eller arbeidsverksted - kjært barn har mange navn. Det kan sammenlignes med et møte, men som typisk varer over lengre tid og hvor de som deltar blir bedt om å fullføre en gitt aktivitet. Dette kan være å fremføre en pitch, tegne, lage tankekart rundt et tema for å nevne noe – rett og slett en mer praktisk prosess i team enn den monotone fremtoningen mange møter kan ha. Her skal deltakerne engasjeres på andre måter enn hva de er vant med.  

Det ligger ordet at du skal arbeide fra første stund sammen med de du har blitt tildelt og ikke når workshopen er ferdig.  

En workshop har en mer inkluderende og praktisk tilnærming til et spesifikt tema og du starter og arbeidet med det så fort så fort oppgaven har blitt gitt og myldre frem nye ideer. Det passer best å ha en workshop når hensikten er å; generere ideer, designe, forankre konsepter, skape eierskap og innvolvering av ansatte og å kicksstarte noe nytt.  

Så for at det skal regnes som en workshop er det også viktig at: 

• Formålet ikke er å øke kompetansen direkte til deltakerne. Da kan det fort bli et kurs eller et seminar 

• Deltakerne bidrar aktivt i diskusjonen – her skal vi ikke ha passive tilskuere 

• Deltakerne bidrar aktivt i diskusjon og utforming av innholdet som kommer frem under økten. Du skal ikke gå “tomhendt” hjem  

Så hvordan kan du gjennomføre en vellykket workshop? 

Ikke undervurder mengden forarbeid som kreves. Å organisere en workshop kan være en effektiv måte å samarbeide og lære sammen med andre mennesker og krever planlegging. Her er noen viktige ting å huske på når du planlegger og organiserer en workshop: 

1. Målgruppe: Identifiser målgruppen din og hva deres behov og forventninger er. Skreddersy innholdet og aktivitetene i workshopen til målgruppen din for å sikre at det er engasjerende og relevant. 

2. Målsetting: Klart definerte mål vil hjelpe deg med å holde fokuset og målet ditt for workshopen. Gjør det klart hva du ønsker å oppnå og hvordan du skal måle suksess. 

3. Planlegging: Planlegg tidlig og sørg for at alle detaljer blir dekket. Dette inkluderer valg av dato, tidspunkt, sted, materiell, teknisk utstyr, mat og drikke, og eventuelt overnatting. 

4. Engasjement: Få deltakerne dine involvert og engasjert gjennom interaktive og praktiske aktiviteter. Bruk gjerne teknologi, som for eksempel digitale verktøy, for å skape engasjement og interaktivitet.  

5. Facilitering: En fasilitator kan være et viktig ledd som leder deltakerne gjennom prosessen du har planlagt, styrer samtalene og driver gruppen fremover i gruppearbeidet. Vær forberedt på å fasilitere workshopen på en effektiv måte, og sørg for at alle deltakerne blir hørt og føler seg inkludert.  

6. Evaluering: Gjennomfør en evaluering av workshopen etter at den er over, for å lære av erfaringene dine og forbedre planleggingen og gjennomføringen av fremtidige workshops.   

Det kan også være hensiktsmessig å utpeke en dedikert person som dokumenterer arbeidet som blir gjort, tar bilder underveis og har kontroll på tiden.

Ha en gjennomført plan  

Sørg for å bruke tiden du har fått godt ved å velge metoder og aktiviteter med omhu for å få de svarene du er ute etter. Diskuter gjerne med din fasilitator om hvem som skal gjøre hva og hvordan det skal utføres. Oppgavene i workshopen kan foregå individuelt som i grupper, men det kan lønne seg å ha noen å diskutere med. La deltakerne utfolde sine tanker gjennom post-its, kartlegging eller noe så artig fysiske øvelser som å frakte en ball fra A til Å på mest effektiv vis. Det er viktig å ha det gøy, så vell som at det skal være nyttig.  

Stimuler sansene med analoge  

I dagens arbeidshverdag som er dominert av digitale verktøy for informasjonsutveksling, så kan man lage et forum som består av den analoge kreativiteten. Ikke la workshopen bli overstimulert av mobilen, men velg heller å dykke dypt ned med en tusj eller fargestift uten å bli frarøvet tankeprosessen. Det er liten tvil om at digitale verktøy er kommet for å bli, men mengden informasjon, tempoet og sosiale barrierer i den digitale verdenen er noe våre kreative evner lett drukner i. 

Hva skal man sitte igjen med? 

En vellykket workshop kan være en effektiv måte å engasjere og inspirere deltakerne og oppnå målene du har satt deg. Merverdien av en workshop kan ikke måles i kroner og ører (selv om det kan bli resultatet av den til slutt), men den største verdien ligger i å ha et fokusert mål om at alle som har deltatt sitter igjen med: 

• Nye ferdigheter og kunnskap: Workshopen bør ha bidratt til å gi deltakerne nye ferdigheter og kunnskap som de kan ta med seg videre i arbeidslivet eller livet generelt. 

• Økt motivasjon og engasjement: Workshopen bør ha gitt deltakerne en økt motivasjon og engasjement for å jobbe videre med temaet eller oppgaven som ble dekket i workshopen. 

• Nye relasjoner: Workshopen bør ha bidratt til å skape nye relasjoner og nettverk mellom deltakerne, og eventuelt også mellom deltakerne og workshoplederne. 

• Konkrete resultater: Workshopen bør ha produsert konkrete resultater, for eksempel et nytt produkt, en strategi eller en plan som kan tas videre og implementeres i organisasjonen eller i arbeidet. 

• Evaluering og tilbakemeldinger: Workshopen bør bli evaluert for å forbedre fremtidige workshoper, og deltakerne bør få muligheten til å gi tilbakemeldinger om hva de likte og ikke likte, og hva som kan forbedres i fremtiden.