Effektiv håndtering av kvitteringer og utlegg: Tips fra regnskapsførere

Har du en kvittering som begynner å bli litt uleselig, med tilhørende kaffeflekker, som du ikke har sendt inn til regnskapsføreren din? Da kan det hende at du ikke får det skattemessig fradraget du har krav på. Det er viktig å registrere kvitteringer med en gang for å få ført det riktig i regnskapet. Vi har pratet med regnskapsførerne Lillian Geilosjordet og Sondre Neby for å høre mer om saken. 

Ta alltid vare på kvitteringene 

For regnskapets skyld, er det viktig at du har gyldig kvittering. Om du har et nyoppstartet firma eller jobber i en stor organisasjonen må du alltid ta vare på kvitteringene dine når du legger ut for bedriften. Dette gjelder alt fra felles fruktkurv på mandager til kontorutstyr. Kvitteringene fører du inn i regnskapet som penger lånt fra deg som privatperson og pengene du får returnert er skattefrie. 

Har du utlegg på over 1000 kroner eller varer som er kjøpt inn for videresalg, er regnskapsførerne våre tydelige.  – Husk å få firmanavn på kvitteringene og at du har fått riktig kvitteringskopi, understreker Lillian. 

Sondre legger til at det er også flere steder, ofte restauranter, som gir salgsdokument med teksten "ikke kvittering for kjøp". Dette er IKKE godkjent dokumentasjon og gir heller ikke mva fradrag og skattemessig fradrag, på lik linje som manglende kvittering. Her kan du spørre om å få gyldig kvittering til å føre i regnskapet. 

Vil du ha saker som dette direkte i eposten din? Da må du melde deg på vårt nyhetsbrev 

Hva skal gyldig dokumentasjon inneholde?

For at et utlegg skal være gyldig må dette med:

Kvittering 

• Dato for når kvitteringen er skrevet ut
• Selgers navn og adresse, og/eller organisasjonsnummer
• Beskrivelse av varen/tjenesten, og omfanget av den
• Tidspunktet for sted av levering av varen/tjenesten
• Eventuell merverdiavgift (moms) og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner

Faktura 

• Nummer og dokumentasjonsdato
• Selgers og kjøpers navn og adresse, og/eller organisasjonsnummer
• En beskrivelse av hva som ble solgt/kjøpt og omfanget av det
• Tidspunkt og sted for levering av tjenesten/varen
• Pris på varen/tjenesten og frist for betaling
• Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner
• Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven § 11-1 annet eller tredje ledd, skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet»

Hvordan registrere en kvittering

– Kvitteringer blekner fort og det er ikke mye som skal til før de blir uleselige. Ta det med en gang, så er det all good, utrykker Lillan. 

I Accountor bruker vi Visma Expense eller Power Office Go for våre utlegg. I disse systemene kan du ta bilde av kvitteringer direkte i appen, så lastes de opp i systemet når du har fylt inn tilhørende informasjon. 

PowerOffice Go og Visma Expense gjør føring av utlegg og reiseregninger til en lek. Du kan enkelt legge til reiseregninger og utlegg på PC eller mobil, og de blir automatisk knyttet til neste lønnsutbetaling. Alt du trenger å gjøre er å ta et bilde av kvitteringen, og med noen få tastetrykk er den registrert. Det brukervennlige systemet gjør at dine ansatte kan håndtere reiseregninger og utlegg på egen hånd, noe som reduserer tiden brukt på administrasjon.

Både PowerOffice Go og Visma Expense er gode alternativer for å effektivt administrere reiseregninger og utlegg. PowerOffice Go gir deg muligheten til å raskt sende tilbud eller ordre, generere rapporter fra eget regnskap, integrere med bank og samhandle med din egen regnskapsfører. Visma Expense lar deg enkelt registrere utgifter, godkjenne dokumenter på farten via mobil, og gir deg full oversikt over oppgaver som trenger godkjenning. Begge løsningene er intuitive og effektive for bedrifter i ulike størrelser.

Visma Expense

Videoguide for mobil 

Power Office Go

Videoguide for mobil

Hva om jeg ikke har kvittering? 

Hvis du mangler kvittering til regnskapet, kan det påvirke muligheten din for å få refusjon eller skattefradrag for utgifter. 

Noen arbeidsgivere har imidlertid en viss fleksibilitet og kan akseptere andre former for dokumentasjon, som for eksempel en reiseregning med detaljert beskrivelse av utgiftene. Om det dreier som om refusjon grunnet reise med offentlig kommunikasjon og nødvendige småutgifter, er det mulig å få refundert utgiftene uten bilag. Men... utgiften må spesifiseres enkeltvis på en reiseregning (eksempelvis: bompenger, parkometerugifter, tunellavgifter o.l.). Skal du få refusjon for småutgifter må du registere:

• Arbeidstakers navn, adresse og underskrift
• Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
• Formål med reisen
• Arrangement/formål for reisen 

– Da vil du som ansatt få refusjon, men bedriften får ikke fradrag, understreker Sondre. 

Når det gjelder skattefradrag, må du kunne dokumentere utgiftene med kvitteringer. Hvis du er usikker, bør du kontakte en regnskapsfører eller skatteekspert for råd som er spesifikt tilpasset din situasjon.

Oppsummert: Hvorfor bør du registere utlegg fortløpende?

1. Kvitteringer flyter rundt og du har mistet fullstendig oversikt: Å holde styr på løse kvitteringer kan være en utfordring. For å unngå dette, bruker du appen og registrer dem med en gang. Dette gir deg bedre oversikt og gjør det enklere å finne dem når du trenger dem
2. Kvitteringer leveres ikke inn fortløpende, samles opp i bunker og man penger blir ikke refundert fortløpende: Dette kan være frustrerende. En løsning er å implementere en policy, også om du har ansatte, at man må levere inn kvitteringer jevnlig (for eksempel ukentlig eller månedlig). Dette vil bidra til at refusjoner skjer raskere, og at kvitteringer ikke blir liggende i bunker
3. Ved utenlandsreiser brukes det mye tid på omregning med riktig valutakurs: For å forenkle denne prosessen, kan du legge inn i appen valutaen du har betalt i. Appen gir deg nøyaktige valutakurser og hjelper deg med å konvertere beløp fra én valuta til en annen. Tidsbesparende, rett og slett 
4. Vanskelig å dokumentere en kostnad uten kvittering: Dette er en vanlig utfordring for mange. Hvis du ikke har en fysisk kvittering, kan du likevel dokumentere kostnaden ved å lage en digital notat med detaljer som dato, beløp, formål og eventuelle andre relevante opplysninger. Dette kan være tilstrekkelig for regnskapsformål, selv om det ikke er en offisiell kvittering - MEN! Offisiell kvittering er det som gjelder