Vurderer du å bytte økonomisystem? Dette må du tenke på
Er du i tenkeboksen? Det er flere hovedfaktorer som kan påvirkes ved å skifte et økonomisystem. La oss gå igjennom dem sammen.
Hva bestemmer prisen?
- Bedriftens størrelse: Prisen på økonomisystemer bestemmes vanligvis av en kombinasjon av lisenskostnader og transaksjonskostnader. Vi må vurdere både hvem som skal bruke systemet og hva kunden skal bruke det til. Hvor mange brukere og hvilke tilgangsroller er nødvendige? Hvor mange transaksjoner har selskapet? Er det behov for tilgang fra flere land?
- Kompleksitet: Systemet må også implementeres – det må “tilpasses” kunden. Vi anbefaler at bedriftens arbeidsprosesser tilpasses systemets prosesser så langt det er praktisk mulig. Har bedriften virksomhet i forskjellige land med forskjellige regelverk? Har bedriften mange prosjekter og avdelinger? Hvis bedriften trenger mye konfigurering av systemet, vil det også påvirke prisen.
- Integrasjoner: Det kan også være fordelaktig å integrere økonomisystemet med andre fagsystemer hos kunden. Kan flere arbeidsprosesser effektiviseres med skreddersydde eller standardintegrasjoner? I så fall bør dette tas hensyn til tidlig.
- Forberedelse og kommunikasjon: Det kan virke opplagt, men sett av god tid til å kommunisere bedriftens ønsker og behov til leverandøren. Det er nyttig å analysere potensielle fallgruver og kompleksitet på forhånd for å redusere hindringer i selve implementeringsprosessen. Dette vil også gi bedre forutsigbarhet i prisen.
- Din leverandør: Sørg for å velge en leverandør som både har god erfaring med, og kan implementere, gi opplæring og videre support ved bytte av økonomisystem. Dette gjør prosessen enklere for bedriften din, og du kan forholde deg til en part hele veien.
Hvordan finner jeg det riktige økonomisystemet?
Det avhenger av hvilke mål du har satt for bedriften din og hvilken motivasjon du har for fremtiden. Ofte er det mangler som mangler akkurat motivasjonen når de ser på å bytte økonomisystem. Så hva bør motivasjonen være? Her er noen eksempler:
- Tilgang på bedre beslutningsgrunnlag og oppdaterte regnskapstall eller reduksjon av manuelle arbeidsprosesser i bedriften.
- Bedriften din har “vokst ut av” dagens system eller har behov for konsolidering av regnskapstall i konsernforhold eller på tvers av landegrenser.
- Hvilke fremtidige målsetninger er satt for bedriften? Passer et nytt system som en del av strategien? Et velfungerende økonomisystem er kjernen for god og effektiv forretningsdrift, derfor handler det om mye mer enn bare kostnader og lisenser.
- Hvilke hensyn må tas i organisasjonen? Et system fungerer ikke i et vakuum. Du som skal bruke det må forstå systemet, og hvordan dette skal gjøre livene ditt bedre.
Husk også å involvere alle i ledergruppen i vurderingsfasen av et nytt økonomisystem - ikke bare de som skal bruke det. Det er fint å få flere innspill og ønsker. Skal det bli en suksess er byttet avhengig av at alle de forskjellige behovene blir møtt på en god måte. Så blir systemet brukt på en positiv måte.
Om du ikke skal outsource prosessen, men har en økonomiavdeling internt, må du også huske på at det kan ta tidå komme inn i nye rutiner og måter å løse oppgaver på. Derfor må du eller dere som har tatt beslutningen om byttet være gode ambassadører og motivatorer. Ha tålmodighet! Alle tar det ikke like kjapt, men arbeidsflyten kommer.
Når passer det å bytte økonomisystem?
Det er egentlig opp til deg, men for din egen del kan det være lurt å bytte 1. januar. Hvorfor? Du kan avslutte et regnskapsår i ett system. Men ikke utsett å få fordelene med nytt økonomisystem om det er en stund til årsskiftet - da snakker du med leverandøren din om hvordan overgangen skal gå mest mulig sømløst. Et tips er å legge oppstart rett etter en periodeslutt. Da får du avsluttet perioden i ditt gamle økonomisystem og starten den nye perioden i det nye. Da slipper du dobbeltarbeid!
Men... Sørg for å sette av god tid. Selv om økonomisystem-leverandørene tar seg av det aller meste er det viktig for begge parter å ha tiden til gode. Da blir best resultat for begge parter.
