Yrkesreiser i Norge: Slik er reglene for arbeidsgivers dekning av kost på reiser
Når arbeidstakere drar på yrkesreiser er det viktig å ha på plass en avtale om hvordan kostnadene på turen skal dekkes.
På noen arbeidsplasser leverer de ansatte reiseregninger for alt, mens andre arbeidsplasser også har ordninger for utgiftsgodtgjørelser. Her er reglene for utgiftsgodtgjørelser for yrkesreiser innenlands.
De ulike måtene å dekke reiseutgifter på
Arbeidsgivere kan ha ulike typer avtaler for hvordan arbeidstaker skal få dekket kostnader de har på reiser i forbindelse med jobben:
Utgiftsrefusjon:
Ved utgiftsrefusjon leverer arbeidstaker reiseregning, og arbeidsgiver dekker de faktiske utgiftene.
Utgiftsgodtgjørelser:
Ved utgiftsgodtgjørelser bruker arbeidsgiver standardiserte satser for hva arbeidstaker skal få dekket per reisedøgn. Dette er typisk utgifter til kost og losji
Arbeidsgiver og arbeidstaker kan selv lage en avtale for utgiftsgodtgjørelser, men mange arbeidsplasser velger å følge statens særavtale for dagsatser. Satsene for hva man kan få dekket skattefritt setter Skattedirektoratet, og disse satsene er ofte lavere enn det som står i særavtalene.
Kan du kravene til hva en reiseregning må inneholde? Les reglene i denne artikkelen
Skattefri dekning av kost og losji på reise
Skattedirektoratet setter hvert år nye satser for hvilke godtgjørelser til kost og overnatting som kan utbetales til arbeidstaker uten at det må trekkes skatt av det. Tidligere var disse reglene og satsene for skatt i samsvar med det som står i statens særavtale, men slik er det ikke lenger.
Skattedirektoratets satser er i de fleste tilfeller lavere enn det som står i særavtalene. Hvis arbeidsgiver følger statens særavtale må derfor godtgjørelsen som arbeidstaker mottar splittes i en trekkpliktig og en trekkfri del.
Satsen for dagskost i statens særavtale
I statens særavtale får man dekket 780 kroner per døgn for kostnader på reiser i Norge med overnatting. Kostgodtgjørelsen gjelder uavhengig av overnattingssted.
Skattedirektoratets satser for overnatting og kost på reise
I skattereglene gjøres det forskjell på hvilken type overnatting arbeidstakeren foretar på reisen når det regnes ut kostgodtgjørelse for reisedøgnet.
Satsene er lavere enn statens særavtale. Dette er 2019-satsene for overnatting:
- Hotell: Kr 578
- Hotell som har inkludert frokost: Kr 462
- Pensjonat eller hybel/brakke uten kokemuligheter: Kr 161
- Hybel/brakke med kokemuligheter eller privat (yrkesreise): Kr 89
Dietten må deles i trekkpliktig og trekkfri del
Når en ansatt er på reise vil han eller hun kunne få 780 kroner i døgndiett, dersom arbeidsgiver følger statens særavtale. Dette beløpet er høyere enn skattedirektoratets satser, og derfor må det regnes ut en trekkfri og en trekkpliktig del for hva arbeidstaker må skatte av.
Hvis arbeidstaker bor på hotell der frokost er inkludert, blir regnestykket slik:
Statens sats 780 kr – Trekkfri sats 462 kr = 318 kr i trekkpliktig utbetaling.
Dekning av diett ved et nytt diettdøgn
Om arbeidstakeren er på reise på dag nummer to i seks timer eller mer (i det påbegynte døgnet), godtgjøres det etter døgndiettsatsen for den type overnattingssted han eller hun hadde forrige døgn.
Dersom reisen varer under seks timer i det påbegynte døgnet kan det ikke gis diettgodtgjørelse
Måltidstrekk gjelder i både skattereglene og i særavtalen
Både skattereglene og statens særavtale sier at kostgodtgjørelser må reduseres dersom arbeidstakeren får dekket et eller flere måltider på reisen.
Satsene er de samme i alle regler, og er følgende:
- 20% for frokost
- 30% for lunsj
- 50% for middag
Etter statens særavtale regner man ut måltidstrekket etter døgndiettsatsen på 780 kroner. Har arbeidstaker for eksempel fått dekket middag blir måltidstrekket 390 kroner.
For skattereglene må man foreta trekket i henhold til type overnattingssted. Har arbeidstaker fått dekket middag og han/hun bodde på hotell uten frokost blir måltidstrekket 289 kroner.
Måltidstrekket foretas per hvert enkelt døgn, ikke for hele reisen totalt. Dersom reisen i påfølgende døgn varer under seks timer kan det ikke gis kostgodtgjørelse, og derfor heller ikke måltidstrekk.
Lurer du på noe om reglene for hvordan arbeidsgivere kan dekke kost og losji på reiser?
Har du spørsmål om arbeidsgivers dekning av kost på reiser? Accountors lønnssenter er alltid oppdatert på gjeldende regler. Trykk her for å komme i kontakt med oss.
Hvis du har flere ansatte som jevnlig reiser i forbindelse med arbeidet bør du investere i et program for reiseregninger. Vi hjelper deg med å få på plass et system tilpasset din bedrift, slik at du kan vinke farvel til papirkvitteringer.
