Skal du leie inn et rekrutteringsbyrå? Her er 12 viktige punkter du bør gå gjennom

Trenger dere å rekruttere nye medarbeidere i virksomheten, og vurderer å engasjere et rekrutteringsbyrå? Sørg for å få valuta for pengene.

Et rekrutteringsbyrå kan være en god investering, men i jungelen av rekrutteringsbyråer kan det være vanskelig å vite hvilket man skal velge. Hvordan finner du ut hvilken rekrutterer som er riktig for deg?

Her er tolv punkter du bør gå gjennom før du leier inn et rekrutteringsbyrå:

1. Skal du ansette en fagperson? Byrået bør vise til erfaring med tilsvarende stillinger.

Er du ute etter en person til en merkantil rolle er dette noe de fleste byråer kan hjelpe deg med. Skal du derimot ansette en fagperson, vil nok de fleste byråer si at de kan hjelpe deg med dette også – men her skal du være varsom:

Byrået bør vise til erfaring med tilsvarende stillinger, og kanskje til og med ha spisset sitt fokus mot nettopp det du leter etter.

• Hva slags nettverk har de av kandidater med denne kompetansen?
• Hva vet de om faget som rollen handler om?
• Hvordan forstår de arbeidshverdagen til en slik rolle?

Uansett: Vær god til å stille deg selv og tilbyderen relevante, kritiske spørsmål. Det handler om å velge noen som skal representere deg, noen som skal ta viktige beslutninger på vegne av deg. Tillit er helt sentralt.

2. Valg av rekrutteringsmetode: Search eller seleksjon?

Search er å lete aktivt etter kandidater i et nettverk. Seleksjon er å lyse ut en stilling og velge blant de kandidatene som selv søker på stillingen.

Gjør deg kjent med hvordan rekrutteringsbyrået jobber. Mange tilbyr en kombinasjon av search og seleksjon, men bruker i realiteten lite tid på search, selv om de tar seg betalt for det. Search er tidkrevende, men det er verdt å benytte seg av byråer som tar denne oppgaven seriøst. Rekrutteringsbyrået har mulighet til å kontakte kandidater som vil være problematisk for deg å kontakte. For eksempel hos en konkurrent, og de kan få frem kandidater som ikke ville søkt.

Seleksjon er definitivt det minst tidkrevende for rekrutteringsbyrået, og bør være det rimeligste. Men det er ikke nødvendigvis det beste for deg. Sett deg inn i hvilken metodikk byråene bruker, slik at du kan sammenligne tilbudene opp mot hverandre på et rettferdig grunnlag.

3. Se opp for «hands-off» avtaler.

Dette er avtaler som enkelte byråer har med kunder de tidligere har jobbet med. De kan da ikke kontakte ansatte i disse virksomhetene. Om du vil at et byrå skal kontakte en eller flere i konkurrerende virksomhet, ta kontakt med et byrå som ikke allerede jobber for konkurrenten.

4. Be byrået om referanser.

Det er verdt den ekstra innsatsen å snakke med referanser. Hør med dem om de som er ansatt gjennom byrået fortsatt jobber der, og hvordan de presterer. Har byrået kontaktet de ansatte og fulgt dem opp i etterkant? Hvor godt satte konsulenten seg inn i virksomheten hun skulle rekruttere til?

Rekrutteringsbransjen har som mange andre bransjer både lykkejegere og useriøse drivere. Det er mange eksempler på virksomheter som ser friske ut fra utsiden, men som er råtne internt. Et selskaps alder er ikke nødvendigvis et tegn på at det opererer på en seriøs måte.

Her kan du lese om  rådgiverne i Accountor Rekruttering & Innleie - og be dem om referanser

5. Finn ut hvordan prosessen foregår. Hva slags tester skal kandidatene gjennom?

Få rede på hvordan prosessen utføres: Alt fra en grundig og skriftlig jobbanalyse/kravspesifikasjon til gjennomføring av intervjuer og videre steg i prosessen. Hva vil de gi deg av dokumentasjon underveis? Det er viktig at du får et godt beslutningsgrunnlag for hver finalekandidat. Det bør inneholde CV, søknad eller motivasjonsnotat, relevante vedlegg, vurdering av kandidat fra intervjuene og vurdering ut i fra eventuelle tester.

Tester er noe du må ha et forhold til. Det er viktig at testene som velges er relevante for å finne ut om kandidatene er kvalifiserte for oppgavene som ligger i stillingen.

Testene bør være godkjent av DNV. Hvis du mener at testene ikke er relevante, bytt til et annet byrå som har tilgang på relevante tester.

Hvordan de utfører bakgrunnssjekk er også viktig. De beste rekruttererne legger mye arbeid i dette, det minimerer risikoen for at det dukker opp grums etter ansettelsen.

6. Avklar forventningene dine til leveransen i finalerunden.

Tre kandidater som matcher kravspesifikasjonen er som regel tilstrekkelig. Er du ute etter kompetanse som er mangelvare kan du tåle at det bare presenteres én kandidat, forutsatt at det ligger en god og grundig vurdering bak denne.

Om drømmekandidaten skulle dukke opp tidlig i prosessen bør du avtale et møte raskt, slik at ikke personen glipper til andre selskaper.

Husk å gjennomføre prosessen slik den er tenkt uansett, det er viktig å ikke glemme kvalitetssikringen bare for å komme raskt i mål.

Ønsker du å være delaktig tidligere i prosessen enn i finalen, så spør om hvordan det kan foregå på en naturlig og fornuftig måte.

7. Sørg for at du får mangfold og unngår diskriminering i prosessen.

Mangfold har i de fleste tilfeller positive effekter for en virksomhet. Siden mangfold starter i rekrutteringen, er dette noe du bør snakke med rekrutteringsbyrået om.

Hvis ikke du gjør det, er sannsynligheten stor for at kandidatene du møter i finalen ligner på deg selv.

Hør også med rekrutteringsbyrået om hvordan de jobber for å sikre mangfold og legger til rette for å unngå diskriminering i prosessen.

8. Kjenner byrået til regelverkene som gjelder i forbindelse med en rekrutteringsprosess?

Du bør forsikre deg om at byrået kjenner til gjeldende regelverk. Det er flere lover som i ulike sammenhenger regulerer en rekrutteringsprosess, blant annet innenfor offentliggjøring og personvern. Finn ut om byrået du velger har forstått GDPR-reglene og jobber i henhold til retningslinjene.

Rekrutteringsprosesser kan være sterkt utsatt for brudd på GDPR-reglene. Du kan få ansvaret dersom det blir avdekket brudd på regelverket.

9. Hvis du velger seleksjon, sørg for at rekrutteringsbyrået bruker ditt ATS-system.

Byrået bør som utgangspunkt bruke ditt rekrutteringssystem for å håndtere jobbsøkere/kandidater. Du bør opprette en egen, midlertidig bruker til konsulenten i byrået. Fordelen med dette er at alle som søker kommer til din database.

Gode søkere som ikke passer til denne stillingen, kan kanskje finnes frem til en annen stilling senere. Interne søkere beholdes i din egen database og havner ikke i byråets base.

Søknadsprosessen er også en del av virksomhetens employer brand. Kandidater som søker eller er interessert i flere stillinger hos dere bør møte det samme søknadssystemet hver gang.

10. Rekruttering er omdømmebygging.

Kandidatenes møte med rekrutteringsbyrået vil også være kandidatens møte med din virksomhet. Er opplevelsen god eller dårlig?

Sørg for at du er trygg på byrået og at konsulenten kan ivareta ditt omdømme på en positiv måte.

11. Hva med garanti?

Hva om byrået ikke finner riktig kandidat for deg? Hvordan håndteres reklamasjon på prosessen?

Ofte tar byråene 40 % av honoraret ved oppstart, 40 % ved presentasjon av finalekandidater og de siste 20 % når ansettelsesavtale signeres.

Med en slik deling av honoraret sikrer du at byrået beholder full motivasjon ut hele prosessen.

Noen byråer opererer med «no cure – no pay»- løsninger, altså at du ikke betaler noe honorar til hodejegeren før du har ansatt en konkret person. Du bør vurdere hvordan byrået anser forpliktelsen og lojaliteten deres til ditt oppdrag. Er det kanskje den andre kunden som betaler mer som får prioritet?

12. Inviter tre rekrutteringsbyråer til deg.

Vær en god bestiller.

Når du inviterer dem, fortell hva slags stilling du ønsker hjelp til. Så kan de presentere hvordan de vil jobbe for at den rette blir ansatt. Sørg for at de forstår din virksomhet og ditt behov. Vær en tydelig oppdragsgiver, still krav til at det benyttes faglig dokumenterte metoder og verktøy. Det er til syvende og sist du som får problemet eller et godt utbytte av dette.

 

Disse rådene er utarbeidet av Accountor Rekruttering & Innleie. Vårt rekrutteringsavdeling med mange års erfaring med å rekruttere nøkkelpersoner innen økonomi og regnskap.

Trenger du hjelp med å rekruttere økonomifaglige personer til din virksomhet, eller leie inn medarbeidere til kortere eller lengre perioder?