Slik gjennomfører du varetellingen raskt og effektivt

Om du driver med salg av varer er det viktig at du har kontroll på verdien av varelageret når regnskapet skal gjøres opp ved slutten av året.

Loven krever at næringsdrivende må foreta en telling av varelageret ved regnskapsårets slutt, for de aller fleste er det 31. desember hvert år. Ved å sørge for at man har den virkelige verdien av varelageret får man også riktig resultat i regnskapet.

Slik gjennomfører du en varetelling på mest mulig effektiv måte.

Forbered deg godt: Rydd på lageret

For å gjennomføre varetellingen kjapt og riktig er det viktig å ha god oversikt før du begynner. Ta en opprydning på lageret. Pass på at alle varer står på riktig plass.

Gå gjennom vareregisteret og sjekk at prisene stemmer

Hvilke varer ligger i registeret, og hvilke skal telles? Fjern varer fra listen som er utgått. Prisregisteret bør være oppdatert, slik at prisene er tilnærmet anskaffelseskost. 

Lag en telleinstruks

Hvis dere er flere som skal foreta varetellingen må du lage en telleinstruks, sånn at alt går riktig for seg.

Lag en tydelig oversikt over hvem som skal telle hva, gjerne med et inndelt kart over lageret. Sørg for at alle steder det oppbevares varer er regnet med, for eksempel varer som er ute i butikk eller i varebil.

Du bør ha et system for å merke av underveis hvor man allerede har telt varer. Det kan være lapper som henges opp, eller merking av kartet.

Det bør også planlegges om man skal gjøre kontrolltellinger underveis eller etterpå.

Skriv ut varetellingslister

Varetellingen må dokumenteres med varetellingslister, som skal inneholde informasjon om varens tilstand, antall, verdien for enkelt vare og summeringskolonne for de spesifiserte varene.

Varelistene som brukes under varetellingen kan være på ark eller elektronisk.

Alle varer som finnes på lageret skal telles med, også de som er ukurante. Det er lurt å sørge for at det fremgår av listen hvilke varer som er ukurante, altså ikke kan omsettes.

Når varetellingen er over skal varelistene dateres og underskrives av de som har foretatt varetellingen. Denne dokumentasjonen skal oppbevares i regnskapet i fem år.

Husk å telle med disse varene som ikke er på lager

Varer som er bestilt fra leverandører, der man er fakturert før 31. desember skal tas med i varetellingen, selv om varene ikke er mottatt ennå.  

Det er sjelden man får til å telle lageret på 31. desember, man gjør det gjerne noen dager før. Derfor er det viktig å telle med varer som kommer på lageret eller fjernes i tidsrommet mellom varetelling og årsavslutning.

Hva skal ikke telles?

Varer der faktureringsdatoen til kunden er før 31. desember skal ikke telles med i varebeholdningen, selv om varen ikke har blitt sendt fra lageret før 31. desember.

Det er bare varer som skal videreselges som skal telles med. Varer som brukes av bedriften selv, for eksempel kontorrekvisita eller verktøy skal ikke telles.

Etter varetellingen

Etter varetellingen må man foreta en kvalitetssikring. Vareregisteret oppdateres, og man bør gå gjennom listen for å se på avvikene som har oppstått.

Skaff en oversikt over ukurante varer, og hvilken pris de skal settes til.

I tillegg bør man ta en kikk på reklamasjoner og returer, samt kreditnotaer rundt årsskiftet.

Det er viktig at varetellingen går korrekt for seg, for å få riktig resultat i regnskapet. Ved å foreta varetelling unngår du å fradragsføre varer du fortsatt har på lager, som vil gi et kunstig lavt resultat for perioden. Resultatet vil bli kunstig høyt når varene selges i en senere periode.

Snakk med regnskapsføreren din i forkant av varetellingen, slik at du er sikker på at alt går riktig for seg, og systemet oppdateres riktig. Vi i Accountor hjelper deg gjerne dersom du ønsker å implementere elektorniske løsninger for regnskapet. Du sparer tid, og sørger samtidig for å redusere manuelle feil. Les mer om skybasert regnskap her, eller ta kontakt for å få en løsning tilpasset din bedrift.