Har bedriften din krav om å føre personallister? Her er bransjene som må føre personalliste

Noen bransjer har krav om å føre personallister, slik at det kan kontrolleres når Skatteetaten gjør tilsyn. Det er viktig å sørge for å ha korrekte personallister på plass: Hvis man har feil i listene eller andre mangler kan det føre til gebyrer.

Her er det du bør vite om personallister:

Hva må personallisten inneholde?

En personalliste skal gi oversikt over alle som arbeider i virksomheten. Både fast ansatte på heltid og deltid, men også ulønnet og innleid personal.

Personallisten skal vise oversikt over når arbeidsdagen for hver enkelt ansatt starter og avsluttes, og listen skal føres på arbeidsplassen og være tilgjengelig for kontroll i åpningstiden til den aktuelle virksomheten.  

Disse bransjene har krav om å føre personallister

Serveringssteder

I begrepet serveringssteder omfattes cafeer, restauranter, puber og barer, gatekjøkken og catering.

Frisører og skjønnhetssalonger

Virksomheter som driver innen skjønnhetspleie og frisør har krav om å føre personallister. Dette omfattes alle virksomheter som utfører ansiktsbehandling, manikyr og pedikyr, kroppspleie og spa-tjenester, farging av vipper og bryn, tatovering av bryn og lignende og tannbleking.

Bilverksteder og bilpleie

Verksteder og andre virksomheter som driver med bilpleie har krav om å føre personallister.

Hvorfor må disse bransjene føre personalliste? 

I noen bransjer er det nødvendig med sterkere tiltak for å redusere og bekjempe svart arbeid, og erfaringer fra Sverige viser at personallister er et tiltak som raskt gir dokumentasjon for at arbeidsforholdene er i orden.

Dette er også noe som enkelt kan følges opp av Skatteetaten ved tilsyn, som vil kunne avdekke useriøse aktører.  

Les mer: Har Arbeidstilsynet varslet om kontroll? Slik foregår det

Personallisten kan føres manuelt eller elektronisk 

Elektronisk personalliste kan føres ved hjelp av et timesregistreringssystem eller et timebestillingsystem, dersom kravene i den elektroniske listen oppfyller kravene.

Det sentrale er at personallisten skal kunne skrives ut på papir eller presenteres på en skjerm ved et eventuelt tilsyn fra Skatteetaten. Dersom listen ikke kan skrives ut på papir i det elektroniske systemet, er det krav om at den må kunne overføres elektronisk til kontrollør, eksempelvis via en e-postadresse eller minnepenn.

Regneark eller tekstbehandlingsprogram er ikke tillatt å benytte for å registrere timer og personal.  

Dersom man heller ønsker å føre personalliste manuelt, har Skatteetaten en ordning for utsendelse av bøker til alle som bestiller, dette er gratis. Dette er innbundet bøker, med plass til å skrive ansattes navn, fødselsnummer/D-nummer og tid den ansatte begynte arbeidsdagen og avsluttet arbeidsdagen.  

Få kontroll på lønnsfunksjonen! Det er viktig å holde seg oppdatert på stadig nye retningslinjer til rapportering av lønn. Heldigvis kan vi i Accountor hjelpe deg. Les om hvilke lønnstjenester vi kan tilby din bedrift

Konsekvenser dersom personallisten ikke er ført eller har mangler 

Hvis Skatteetaten avdekker at en virksomhet som er pliktig å føre personalliste har feil i listene, ikke fører lister, eller har andre mangler, må betale et gebyr.

For førstegangs overtredelse er gebyret ti rettsgebyr, som tilsvarer i overkant av 10.000 kroner. Ved gjentatte brudd innen 12 måneder vil gebyret være 20 rettsgebyr, i overkant av 20.000 kroner. I tillegg til dette kommer to rettsgebyr for hver ansatt som mangler i personallisten ved kontroll.

Gebyr må betales og dekkes av arbeidsgiver og ikke arbeidstaker.  

Kilder: Skatteetaten