Innkalling til generalforsamling – reglene man må følge
Alle aksjeselskap må avholde generalforsamling minst én gang i året, og det må skje innen seks måneder etter regnskapsårets utløp.
Regler for selve generalforsamlingen gikk vi gjennom i denne artikkelen, men det er også viktig at selve innkallingen til generalforsamlingen skjer i henhold til lovverket. Her er reglene som må følges når man kaller inn til generalforsamling.
Korrekt innkalling til generalforsamling er viktig for å ivareta aksjeeiernes rettigheter
Generalforsamlingen er den viktigste anledningen aksjeeiere har til å utøve sin myndighet i selskapet. Når en innkalling til generalforsamling skjer i henhold til reglene, sørger man for at aksjeeiernes rettigheter blir ivaretatt.
Formålet med innkallingen til generalforsamlingen er at alle aksjonærer skal informeres om at møtet finner sted, og hvilke beslutninger som skal tas på møtet.
Styret må sende ut innkallingen
Det er styret som står ansvarlig for innkallelse til generalforsamlingen, å kalle inn til generalforsamling er et styrevedtak. I praksis kan innkallingen skje gjennom administrasjonen i selskapet, men innkallingen må gå ut i styrets navn.
Dette må innkallingen inneholde
Innkallingen må inneholde tid, sted og forslag til dagsorden.
Dagsorden må gi en tydelig oversikt over sakene som skal behandles, med en klar beskrivelse av hver sak. Man kan med andre ord ikke ha et punkt på listen over saker som heter «eventuelle saker».
Alle aksjonærer har rett til å få behandlet en sak på generalforsamlingen, men da må dette meldes skriftlig til styret i god tid. Saker som ikke nevnes i innkallingen kan generalforsamlingen som regel ikke avgjøre i det møtet.
Dersom det er forslag til vedtektsendringer som står på agendaen, må hele forslaget gjengis i sin helhet i innkallingen.
Når skal innkallingen sendes ut?
Det er vanlig å sende ut innkalling til generalforsamling med 14 dagers varsel, og minstekravet for aksjeselskaper er syv dager. Det er også mulig for selskapet å sette opp regler for lenger frist for innkallelse i vedtektene.
Om innkallingen allerede har blitt sendt ut, og det kommer nye forsalg til saker kan det sendes ut en ny, oppdatert innkalling. Dette må skje minst én uke før generalforsamlingen.
For allmennaksjeselskap må det være to uker igjen til generalforsamlingen for å sende ut innkalling med ny dagsorden.
Alle aksjeeiere må motta innkallingen skriftlig
Alle aksjonærer i selskapet i selskapet med kjent adresse skal motta skriftlig innkalling til generalforsamling. En muntlig henvendelse er ikke nok.
Innkalling til aksjonærene kan sendes elektronisk – på e-post eller telefaks. De aksjonærene som ikke har tilgang til e-post skal få innkalling til generalforsamling på brevpost.
Det er adressen som aksjonæren står oppført med i aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret som er gjeldende som innkallingsadresse. Styret har ingen krav på seg til å undersøke adresser utover disse registrene, men dersom selskapet kjenner til at aksjeeieren har skiftet adresse må innkallingen sendes dit.
Alle aksjeeiere har rett til å møte
Styreleder og daglig leder i aksjeselskapet plikter å være til stede på generalforsamlingen. Alle aksjeeiere har rett til å møte, eller de kan stille med fullmektig om de ønsker det. Aksjeeiere kan ha med seg en rådgiver, som har talerett.
Normalt har hver aksje én stemme, om ikke det er bestemt ulike aksjeklasser i vedtektene.
Ønsker du å etablere ulike aksjeklasser, eller kanskje vil du ha hjelp til å omdanne foretaket ditt til et aksjeselskap? Ta kontakt med oss i Accountor, vi har gode råd om hva som er best for økonomien i selskapet ditt.
Vedlegg til innkallingen kan legges på selskapets nettsider, men må sendes per post om aksjonæren etterspør det
Det er vanlig å legge ved informasjon som aksjonærene bør ha sammen med innkallingen til generalforsamling. Årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen er typiske dokumenter.
Dokumenter som omhandler saker som skal opp til behandling på generalforsamlingen kan gjerne gjøres tilgjengelig på selskapets nettsider, slik at det ikke er nødvendig å sende det ut direkte til aksjeeierne. Dette må bestemmes i vedtektene, og internettadressen må stå oppført i innkallingen. Aksjeeierne kan kreve å få til sendt dokumentene vederlagsfritt.
Kan man holde generalforsamling på Skype?
Generalforsamlinger må ikke avholdes som et fysisk møte. Aksjeselskapet kan velge å ha en forenklet generalforsamlingsbehandling, så lenge alle aksjonærer er enige om dette. En forenklet generalforsamling kan for eksempel bety at møtet holdes på telefon eller Skype, men også at utkastet til generalforsamlingsprotokollen blir sendt rundt til aksjonærene.
Dersom generalforsamlingen avholdes på forenklet vis, må det angis i protokollen.
