Hva må en styreprotokoll inneholde?
Visste du at alle aksjeselskap er pålagt å holde styremøter og føre styreprotokoll? Dette er regulert i aksjeloven. Hvem skal føre styreprotokollen, og hva må styreprotokollen inneholde? I denne artikkelen får du svarene på det.
Styreleder er ansvarlig for å føre protokoll
Styrelederen i selskapet er styremøtets leder, og er også ansvarlig for å føre protokoll. I store selskaper kan dette være en fra administrasjonen som er med i møtet for å føre protokollen.
Reglene for styrebehandling og føring av protokoll gjelder også selvom styret består av én person som også er eier og daglig leder.
Dette må styreprotokollen inneholde
Som et mimimum må styreprotokollen inneholde:
- Tid og sted
- Deltakere
- Behandlingsmåte
- Styrets beslutninger
- Om ikke beslutninger enstemmig må det fremkomme hvem som har stemt for og imot.
- Signatur fra alle styremedlemmer som har deltatt i behandlingen
Både styremedlemmer og daglig leder har rett til å få notert sin oppfatning av saken, om de ikke er enige i beslutningen styret tar.
I tillegg må protokollen vise at aksjelovens § 6-24 er fulgt:
- Mer enn halvparten av styret har deltatt
- Alle styremedlemmer (hvis mulig) er gitt mulighet til å delta, og eventuelle varamedlemmer er innkalt ved forfall
Alle i møtet må signere protokollen
Protokollen skal signeres av alle som er til stede i møtet. Om styret har minimum fem medlemmer, kan man utpeke to som signerer. I dette tilfelle skal protokollen sendes alle styremedlemmene med en frist for kommentarer, som også kan kreves å inntas i protokollen.
Oppbevaring av styreprotokoll og godkjent format
Historisk har det vært et krav om at protokollen skal være på papir. Men etter en revidering av aksjeloven i 2017, ble elektronisk format likestilt med papir-format.
Det er imidlertid et krav at protokollen skal være i lesbart format, altså utelukkes lyd- og filmopptak av styrets protokoll.
Protokollen skal oppbevares i hele firmaets levetid.
Aksjeloven sier at selskapsdokumentasjon skal oppbevares i ti år etter oppløsning av selskapet, fusjon og fisjon. Dermed må også protokollen oppbevares i dette tidsrommet.
Forskjellen på protokoll og referat
Aksjeloven definerer protokoll. Men hva er så forskjellen mellom protokoll og referat?
Hovedsakelig er forskjellen at protokollen skal signeres og at den kun inneholder beslutningene (hovedlinjene). Et referat tar gjerne med argumenter i diskusjoner, fakta bak sakene og annet. Disse to dokumentene utfyller altså hverandre. Det er kun protokoll som omfattes av lovverket, men det anbefales at man også har et skikkelig referat, for å enkelt kunne gå tilbake å vurdere de beslutninger som er tatt. På denne måten kan man i etterkant finne ut bakgrunnen til beslutningen og hvorfor den ble tatt.
Et referat trenger ikke signatur fra deltakere.
Vi hjelper deg med å få på plass gode rutiner for styrearbeid i selskapet ditt! Det kan være viktigere enn du tror - dersom styrearbeidet ikke er gjennomført riktig kan det få alvorlige konsekvenser. Les mer om rådgivning i forbindelse med styrearbeid her
