Her er reglene for å gjennomføre generalforsamlinger

Alle aksjeselskaper skal avholde minst en generalforsamling i året. Her er det du må huske på når du skal gjennomføre generalforsamling.

Generalforsamlingen må normalt avholdes innen 30. juni  

Alle aksjeselskaper skal avholde minst en generalforsamling i året, betegnet som ordinær generalforsamling i aksjeloven. Den ordinære generalforsamlingen skal avholdes innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår. For de fleste aksjeselskaper vil dette være senest 30.juni hvert år, med mindre aksjeselskapet har avvikende regnskapsår. 

OBS! I 2020 er fristen for å avholde generalforsamling utsatt med to måneder, på grunn av koronapandemien. Årsregnskapet må altså fastsettes på generalforsamling senest 31. august. Frist for å sende inn årsregnskapet for å unngå gebyr er 30. september

Dette må innkallingen til generalforsamlingen inneholde

Det er selskapets styre som har ansvaret for å innkalle til generalforsamlingen. Innkallingen skal inneholde de sakene som skal behandles på generalforsamlingen, for eksempel forslag om vedtektsendring.

Sammen med innkallingen skal det legges ved dokumenter som gjelder sakene som skal behandles på generalforsamlingen. Hovedregelen er at dokumentene må sendes til hver enkelt aksjonær senest en uke før generalforsamlingen holdes, med mindre vedtektene har bestemt en lengre frist. Vedtektene kan også bestemme at dokumenter som er relevant for generalforsamlingen gjøres tilgjengelig på selskapets nettside, men aksjonærene kan likevel kreve å få dem tilsendt.  

Deltakelse på generalforsamlingen  

Alle aksjonærer har en ubetinget rett til å delta, komme med forslag og å tale i generalforsamlingen, men de har ingen plikt til å møte i generalforsamling. Hver aksjonær har også rett til å ta med en rådgiver til generalforsamlingen, eksempelvis en advokat eller en revisor. Hver aksjonær kan gi talerett til én rådgiver i generalforsamlingen.  

Aksjonærene har også en ubetinget rett til å la seg representere ved en fullmektig i generalforsamlingen. En slik fullmakt skal være gitt skriftlig, være datert og signert. Uttalelser og stemmer avgitt av fullmektig skal normalt betraktes som aksjonærens egen uttalelse og stemme.  

Les mer: Styresammensetning – dette bør du vite

Åpning av generalforsamlingen 

Generalforsamlingen åpnes som hovedregel av styrets leder eller den som styret har utpekt. Personen som åpner generalforsamlingen trenger ikke å være den samme som blir møteleder på generalforsamlingen. 

Den som åpner generalforsamlingen leder møtet inntil møteleder er valgt, og blir ofte ansett som «foreløpig» møteleder. Vedkommende skal i den første delen av generalforsamlingen påse at innkallingen har skjedd på lovlig vis, og at lovgivning ikke er til hinder for at generalforsamlingen avholdes.  

«Foreløpig» møteleder skal også sette opp en oversikt over hvilke aksjonærer som har møtt, og dersom en eller flere aksjonærer er representert ved en fullmektig skal dette nedtegnes. Dette danner grunnlaget for en oversikt over hvor mange aksjer og stemmer aksjonærene og eventuelle fullmektiger representerer.  

Møteleders rolle 

Valgt møteleder har blant annet en rolle i de tilfeller hvor stemmetallet i en beslutning står likt. Hovedregelen i slike tilfeller er at møteleders stemme blir utslagsgivende.  

Saksbehandling under generalforsamlingen  

Behandling og godkjenning av selskapets årsregnskap og årsberetning er det viktigste den ordinære generalforsamlingen gjennomfører. Etter at årsregnskapet er vedtatt av generalforsamlingen sendes det inn til Brønnøysundregistrene senest 31. juli. En forsinkelse i innsendingen vil føre til gebyrer.  

Endringer i selskapets styre hører også inn under andre saker som generalforsamlingen skal behandle, eksempelvis om nye medlemmer skal velges inn og om noen medlemmer eventuelt skal fratre.  

Videre kan også såkalte «benkeforslag» behandles under generalforsamling, under forutsetning at samtlige aksjonærer som møter til generalforsamling samtykker.  

Forenklet generalforsamling  

Aksjeloven åpner for at en forenklet generalforsamling kan gjennomføres. Ved avholdelse av forenklet generalforsamling holdes generalforsamling uten fysisk møte, og nesten ingen formaliteter er obligatoriske bortsett fra kravet om å føre protokoll. En forutsetning for å holde forenklet generalforsamling er at ingen av aksjonærene motsetter seg en slik avholdelse av generalforsamling. Alle aksjonærer må også gis mulighet til å delta.  

Det skal føres protokoll  

Det skal føres en protokoll fra møter i generalforsamling. Protokollen skal angi saker som er behandlet og beslutninger som er tatt samt en angivelse av hvordan aksjonærene stemte i de ulike sakene. Protokollen skal ved avslutningen av generalforsamlingen signeres av møteleder og minst en annen person som velges av generalforsamlingen.  

Protokollen skal videre oppbevares på en trygg måte i hele selskapets levetid, og det er ved endring i lov i 2017 åpnet for at protokollene kan oppbevares elektronisk. Protokollen er god dokumentasjon for at alle lovpålagte saker er behandlet i generalforsamling, og dokumentasjon for øvrige saker som er diskutert og avgjort av aksjonærene.

Visste du at Accountor har egne spesialister på regnskap for borettslag og sameier ? Ta kontakt med oss i Accountor om du trenger hjelp med dette, eller har andre spørsmål rundt regnskapet.

Kilder: Virke, “Selskapsrett” av T. Bråthen (Gyldendal forlag)