Hva må du gjøre med e-post når ansatte slutter?
Hva er reglene for e-post når ansatte slutter? Det finnes det klare retningslinjer for, som du som arbeidsgiver må følge. De gjelder for både e-post og annen elektronisk kommunikasjon.
Når ansatte slutter er det mange ting du som arbeidsgiver må foreta deg. Hva skal du for eksempel gjøre med e-post-kontoen til den ansatte som slutter? Kanskje dukker det opp en situasjon der du trenger tilgang til den ansattes e-post, men her er det viktig å følge personvernreglene for hva du får lov å foreta deg.
E-posten til den ansatte må slettes - hvis ikke kan det bli dyrt
Når en ansatt slutter skal e-postadressen slettes, slik at private e-poster til den som har sluttet ikke havner hos uvedkommende. Mange arbeidsgivere er sløve på dette området, og lar e-posten være aktiv lenge etter at arbeidsforholdet har opphørt. Det kan koste deg som arbeidsgiver dyrt, og overtredelsesgebyr for dette er vanligvis 75.000 kroner, ifølge Datatilsynet.
Husk å opprette automatisk svarmelding
Husk at før e-postkassen er slettet, bør man opprette automatisk svarmelding med beskjed om at vedkommende har sluttet, med informasjon om hvem man kan henvende seg til i stedet.
Lovverket om sletting av e-post
Personopplysningsforskriften regulerer arbeidsgivers innsynsrett i ansattes e-post og annen elektronisk informasjon. Når ansatte avslutter arbeidsforholdet, bestemmer personopplysningsforskriften at arbeidstakers e-post skal avsluttes, og innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten skal slettes innen rimelig tid når arbeidsforholdet avsluttes.
Vil du lese mer om dette temaet? Sjekk ut denne artikkelen: GDPR – hva innebærer kravet om samtykke?
Arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-post
Arbeidsgiver har rett til innsyn i arbeidstakers e-post når ansatte slutter i de tilfellene hvor det er nødvendig for å ivareta daglig drift, eller når det foreligger andre berettigede interesser for bedriften. Et eksempel på dette er om arbeidsgiver har begrunnet mistanke om at arbeidstaker bruker e-post på en måte som medfører grovt pliktbrudd, eller på en måte som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Hvordan kreve innsyn i den ansattes e-post?
Dersom du som arbeidsgiver finner grunnlag for å kreve innsyn, må du varsle den ansatte på forhånd. Den ansatte skal ha mulighet til å uttale seg, og skal få tilbud om å være til stede under gjennomgangen. Videre må arbeidsgiver angi begrunnelse for at vilkårene for innsyn er tilstede. Den ansatte har også rett til å ha med seg en rådgiver eller tillitsvalgt under en slik gjennomgang.
De samme reglene gjelder for gjennomgang av andre elektroniske opplysninger, slik som annen informasjon på datamaskinen eller mobiltelefonen.
Trenger du økonomisk rådgivning til din bedrift? Ta kontakt med oss for å finne et Accountor-kontor nær deg.
Kilder: Arbeidsrettsadvokater
