Digital personalhåndbok: Dette bør den inneholde
En digital personalhåndbok er et nyttig verktøy for både de ansatte og arbeidsgiveren. Den sikrer at alle i bedriften får samme informasjon og lik behandling, og man sparer mye tid på at folk finner frem til informasjonen på egen hånd.
Men hva bør personalhåndboken inneholde? Det går vi grundig gjennom i denne artikkelen.
Først og fremst: Må man ha personalhåndbok?
Nei, det er ingen formelle krav til at en bedrift må ha en personalhåndbok. Men her er fordelene med å ha det:
- Du samler all informasjon på ett sted
- Alle ansatte får rettferdig behandling og lik informasjon ( = god personalpolitikk)
- Spar tid: Både ledelse og ansatte sparer tid når man selv kan søke opp svar på det man lurer på
- Man kan dekke kravene til arbeidsreglement i personalhåndboken arb.miljølovens §14-16
Dette bør personalhåndboken inneholde
Informasjon om bedriften
I personalhåndboken er det rom for å si litt om bedriftens historie, kultur og mål. Misjon, visjon og verdiene til organisasjonen er naturlig å ha med.
Ansettelsesforhold
Alle ansatte har krav på en ansettelsesavtale. Personalhåndboken kan gjerne supplere ansettelsavtalen ved at den utdyper informasjonen som står der. I ansettelsesavtalen kan man ofte henvise til personalhåndboken for mer inngående informasjon om arbeidsreglementet, prøvetid, opplæring, medarbeiderutvikling, taushetsplikt og opphør av arbeidsforholdet.
Arbeidstid og arbeidssted
Hvilke muligheter har man for fleksitid, avspasering, overtid og jobb under høytider? Det er typiske ting ansatte lurer på, som personalhåndboken bør inneholde.
Hva er reglene for arbeidssted – kan de ansatte benytte hjemmekontor?
Lønn og annen kompensasjon
Dette er lønnsinformasjon som bør være med i personalhåndboken: Tidspunkt for lønnsutbetaling, ansattes ansvar for skattekort, og arbeidsgivers rett til å trekke i lønn ved eventuelle feilutbetalinger.
Velferdsordninger – pensjon og forsikringsordninger
Informasjon om pensjonssparing og forsikring bør stå i personalhåndboken. Dette vil spare HR-ansvarlig i bedriften din for mange spørsmål.
Vil du se hvordan en digital personalhåndbok kan se ut for bedriften din? Book en demo hos oss i dag, det er enklere å få på plass personalhåndboka enn du kanskje skulle tro.
Arbeidsreiser/yrkesreiser
Dersom det er relevant med yrkesreiser i bedriften bør man ha en oversikt over retningslinjene for diett, kilometergodtgjørelse og utlegg.
Ferie og feriepenger
Hva er reglene for utbetaling av feriepenger, overføring av ferie og ferieavvikling? Mange regler er lovbestemt, i tillegg bør man ha med bedriftens interne praksis.
Sykdom, egenmelding og sykepenger
Regler for meldeplikt ved sykdom, bruk av egenmelding og sykmelding, og hva man må gjøre om man er hjemme med sykt barn? Dette er det viktig at ansatte har informasjon om enkelt tilgjengelig.
Mange av reglene for sykefravær er lovbestemt. Med personalhåndboken tilgjengelig digitalt kan du passe på at den alltid er oppdatert i henhold til gjeldende lovverk. Ta kontakt med oss for å høre om hvordan bedriften din kan få på plass en slik løsning.
Permisjoner – hvilke er betalte og ikke?
Noen permisjoner er lovpålagte, og andre permisjoner er goder som gjelder internt for bedriftens ansatte. Sørg for å gi en oversikt i personalhåndboken over hvilke permisjoner som gir rett på betalt og ikke.
Hvilke regler gjelder for eksempel for barnehagestart, begravelser eller tannlegebesøk?
Om reglene er tydelig oppført i personalhåndboken vil dette spare både leder og ansatt for mye tid.
Personalytelser og andre ordninger
Informasjon om gavepraksis i bedriften, og oversikt over personalrabatter er nyttig informasjon å ha med i personalhåndboken.
Gjør personalhåndboken digital
Det er slutt på at nye ansatte får en trykt personalhåndbok i hånden når de starter. I 2021 bør alle bedrifter ha personalhåndboken tilgjengelig digitalt.
Å få på plass en slik løsning er enklere enn du tror, og det blir lettvint å holde den løpende oppdatert når informasjon endres. Vil du høre mer om dette? Eller kanskje få en gratis demonstrasjon av hvordan det kan se ut? Ta kontakt med oss i Accountor.
