Alt du må vite om digitale sykemeldinger

De nye systemene for hvordan man mottar og følger opp sykefravær og sykepenger medfører en endring for alle bedrifter. Her er en grundig innføring i digitale sykmeldinger.

Fra 15. januar 2018 la myndighetene til rette for at alle sykmeldinger og søknader om sykepenger fra fastleger skal gå digitalt (sykmelding fra sykehus og spesialister vil inntil videre komme på papir). 

Alle sykemeldinger på ett sted

Det er mange fordeler med digitale sykemeldinger. Det vil føre til at man får de aller fleste sykmeldinger ett sted og det vil gi en god oversikt over sykefraværet. På nav.no vil både den sykmeldte og lederen få god informasjon om rettigheter og plikter under et sykefravær.

Det er også noen utfordringer, særlig nå i innføringsfasen. For å få til en god innføring av digital sykmelding er det viktig å ha:

• Et godt internt system for oppfølging av sykefravær og sykepenger
• Riktig delegering av roller i altinn.no

Noen begreper å være klar over

Bedriftsnummer – All dialog mellom bedriften og NAV kommuniseres på bedriftsnummeret (som er et undernummer til foretaksnummeret) og er det nummeret alle ansatte er registrert på. Har man flere avdelinger vil bedriften ha flere bedriftsnummer. Selskapets bedriftsnummer finnes på Brønnøysundregisteret under bedriftens nøkkelopplysinger.
Sykmelding – dette er et varsel om at en arbeidstaker ikke kan utføre normalt arbeid og at arbeidsgiver må iverksette oppfølging. Sykmelding medfører ikke alltid fravær, men vil ofte gjøre det helt eller delvis.

Søknad om sykepenger – arbeidstakers søknad om å få dekket sykepenger. Søknaden skal fylles ut av den ansatte etter endt sykefraværsperiode og danner grunnlag for ev. rett til sykepenger og ev. bedriftens rett til refusjon av sykepenger.

Gangen i en digital sykmelding

Når den ansatte har vært hos fastlegen og fått en sykmelding vil vedkommende få en melding på SMS og e-post fra nav.no. Den ansatte MÅ da logge seg på nav.no/minesykmeldinger og godkjenne sykmeldingen.

Melding om sykmelding går til bedriften på altinn.no på bedriftsnummeret. Som utgangspunkt er det kun daglig leder som mottar alle meldinger om sykefravær. Dersom andre skal ha tilgang, f.eks. en sentral personal-/HR-funksjon eller lønn, må disse delegeres enkeltrettigheten «Sykmelding».

Daglig leder (eller den som har fått ansvar for delegering) må via altinn.no delegere tilgang til nærmeste personalleder. De trenger enkeltrettigheten «Sykmelding – oppgi nærmeste leder med personalansvar». Dette må gjøres for hver ny sykmelding og også om det er daglig leder selv som skal ha oppfølgingen.

Nærmeste personalleder mottar SMS og e-post om sykmeldingen og må følge opp videre på nav.no/minesykmeldte. Nærmeste personalleder og den sykmeldte må ha dialog om mulig tilrettelegging og tilpasning for å unngå fravær ev. raskere retur. Husk også oppfølgingspunkter på 4, 7, 8, 26, 39 og 52 uker, se mer på www.nav.no

Etter endt sykmeldingsperiode får den sykmeldte SMS/e-post om å sende inn søknad om sykepenger. Innenfor arbeidsgiverperioden går denne til lønnsansvarlig. Etter arbeidsgiverperioden går denne til NAV med kopi til bedriften. Arbeidsgiver må sørge for å sende inn inntektsskjema til NAV. Dersom den sykmeldte ikke sender inn søknad om sykepenger har han/hun ikke rett til lønn under fraværet og bedriften får heller ingen refusjon fra NAV.

Leder med personalansvar får melding at det er sendt inn søknad om sykepenger. Dersom andre skal følge opp sykepenger (f.eks. lønnsansvarlig) må det delegeres rettigheten «søknad om sykepenger».

Hva må bedriften gjøre for å komme i gang:

1) Sette opp et system for oppfølging av sykmeldinger:

• Hvem skal motta sykmeldinger fra de ansatte
• Hvem har ansvaret for at sykmeldinger blir registrert?
• Hvor skal sykmeldinger registreres?
• Hvem har ansvar for oppfølging av de som er sykmeldt ovenfor NAV?
• Hvem har ansvar for utbetaling av sykepenger og ev. refusjon fra NAV?
• Hvordan har man sørget for at den som skal følge opp sykepenger vet hvem som til enhver tid er sykmeldt og at søknad om sykepenger er sendt inn riktig?

Dette gjelder både for digitale og de som fortsatt kommer på papir (f.eks. fra sykehus, spesialister mv.). Det anbefales å ha et elektronisk system for fraværsregistrering der alle som trenger det har tilgang.

2) Delegere riktige rettigheter i altinn.no  

• «Sykmelding» – den som skal motta sykmeldinger for bedriften og delegere videre til personalansvarlig vil normalt være daglig leder i bedriften, evt. sentral personal-/HR-funksjon. Hvis bedriften ikke har noe elektronisk system for fraværsregistrering bør det vurderes om også lønnsansvarlig skal ha denne tilgangen for oppfølging av sykepenger.
• «Sykmelding – oppgi nærmeste leder med personalansvar» – den som har personalansvaret for den ansatte, den som har ansvar for gjennomføring av tilrettelegging for den ansatte i hverdagen og oppfølging ovenfor NAV.
• «Søknad om sykepenger» – lønnsansvarlig/den som skal følge opp at søknad om sykepenger blir mottatt korrekt fra den sykmeldte og som har ansvar for videre søknad om refusjon av sykepenger fra NAV hvis bedriften forskutterer lønn utover arbeidsgiverperioden.
• «Arbeidsgivers oppfølgingsplan av sykmeldte – uten sluttbrukersystem» – kan være lurt å gi til den som skal kunne sende inn oppfølgingsplaner til NAV, dvs. nærmeste personalleder og/eller sentral personal-/HR-funksjon.

NB! Husk at alt som gjelder digitale sykmeldinger er enkeltrettigheter og dekkes ikke av noen roller. Den som skal kunne delegere videre må selv ha den aktuelle rettigheten i tillegg til rettigheten «Tilgangsstyring».

Mer informasjon?

Du finner mye mer informasjon og retningslinjer på nav.no under området «sykmeldt arbeidstaker», både om rettigheter og plikter, men også konkret informasjon om digital sykmelding. Se også flytskjema fra NAV for digital sykmelding nederst i saken.

Sykefravær kan være en stor kostnad og belastning for bedriften, men med tidlig og riktig oppfølging kan dette minimeres. Det finnes mye god informasjon om oppfølging på nav.no og rådgivningstelefonen til NAV Bedrift kan gi råd i enkeltsaker. Ta gjerne også kontakt med din regnskapsfører for mer informasjon og rådgivning.