Accountors etiske retningslinjer

HVORFOR ER DET VIKTIG Å HA ETISKE RETNINGSLINJER?

Vi ønsker å fremstå som troverdige, ansvarlige og etiske overfor våre kunder, samarbeidspartnere, medarbeidere, ledere og andre interessenter. Accountors etiske retningslinjer er et viktig verktøy for risikostyring, og de beskriver de generelle prinsippene og retningslinjene som alle våre medarbeidere, ledere og samarbeidspartnere må rette seg etter.

Disse etiske retningslinjene er godkjent av styret i Accountor Group, og de er bindende for alle deler av vår virksomhet, i alle land.

ACCOUNTORS VERDIER
 

• Respekt
• Tillit
• Mot
• Fremtid

Vi respekterer andre mennesker, vi bygger opp tillit mellom oss og våre kunder, og vi har mot til å tre ut av komfortsonen for å skape en bedre fremtid for våre kunder og oss for selv.

Vi er alltid ærlige. Vi lyver ikke. Vi er imøtekommende, og vi følger våre verdier i all vår virksomhet. Vi respekterer alle mennesker.

Vi er gode representanter for virksomheten og opptrer etisk korrekt. Vi er et fremtidsrettet selskap som har som siktemål å forbedre samfunnet.

TILTAK MOT SMØRING, KORRUPSJON OG HVITVASKING AV PENGER

Accountor forventer at medarbeidere, ledere og samarbeidspartnere som opptrer på vegne av Accountor, etterlever våre høye etiske standarder.

Accountor har strenge retningslinjer når det gjelder å motvirke smøring, korrupsjon og hvitvasking av penger, blant overholdelse av EUs direktiv om forebygging av hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme. Vi overholder «kjenn dine kunder-prinsippet» og følger bestemmelsene om overvåkning av hvitvasking av penger. Alle ledere, medarbeidere og samarbeidspartnere som arbeider for Accountor, må overholde disse retningslinjene.

1) Hva er smøring?
Smøring er det å tilby eller ta imot gaver, lån, betaling, belønning eller andre fordeler for å oppmuntre til å gjøre noe som er uhederlig, ulovlig eller utgjør et tillitsbrudd i forbindelse med utføringen av Accountors virksomhet.

2) Hva er korrupsjon?
Korrupsjon er misbruk av myndighet til egen vinning.

Eksemplene som gis nedenfor, er ikke uttømmende, men illustrerer reglene og prosedyrene som skal følges.

Alle som arbeider for og på vegne av Accountor, må til enhver tid opptre i samsvar med følgende bestemmelser:

• Opptre ærlig, pålitelig og gå foran med et godt eksempel.
• Bruke Accountors ressurser til beste for Accountor og ikke misbruke disse ressursene.
• Skille klart mellom Accountors interesser og private interesser for å unngå interessekonflikter. Dersom det oppstår en interessekonflikt, må den umiddelbart rapporteres til nærmeste overordnede.
• Alle hendelser, risikoer og saker som er i strid med dette dokumentet, kan rapporteres i full fortrolighet. Sakene blir behandlet anonymt, og det vil komme et skriftlig svar.
• Det er ikke tillatt å tilby, be om, motta eller akseptere bestikkelser for å oppnå en forretningsfordel, vinne eller beholde kunder.
• Det er ikke tillatt å gi eller ta imot gaver eller traktering fra kunder, underleverandører, leverandører eller andre tredjeparter, med mindre det er snakk om traktering eller et salgsfremmende tiltak i god tro. God tro i denne sammenhengen betyr at gaven eller trakteringen ikke på noen som helst måte er et forsøk på å påvirke en beslutning eller annen forretningsvirksomhet, men kun er ment som et tegn på velvilje. Ikke under noen omstendighet må verdien av en gave eller traktering som gis eller tas imot, overstige verdien av en mindre skattefri gave slik den er definert av lokale skattemyndigheter. Under alle omstendigheter må mottakeren eller giveren tenke over formålet med gaven eller trakteringen, og dersom formålet ikke er god tro, må gaven eller trakteringen avvises, uansett verdien av gaven eller trakteringen.
  • Gaver omfatter blomster, rabattkuponger, mat og drikke. Billetter til arrangementer eller reiser som du mottar som privatperson, er også gaver når de ikke brukes innenfor en forretningsmessig sammenheng der det er en vert.
  • Traktering omfatter invitasjoner til måltider, mottakelser og firmaarrangementer der det er en vert.
• Det er ikke tillatt å tilby penger til samarbeidspartnere for å fremskynde en tjeneste eller oppnå en urettmessig fordel. Denne typen bestikkelse regnes som "smøring" og kan være ulovlig.

Ved å overholde dette retningslinjedokumentet ønsker vi å sikre at Accountor ikke på noe som helst tidspunkt med vilje overtrer gjeldende lovgivning om bestikkelse og korrupsjon.

ARBEIDSFORHOLD

Hos Accountor er vi opptatt av våre medarbeideres helse og sikkerhet samt et godt arbeidsmiljø. Vi forplikter oss til å overholde gjeldende arbeidslovgivning.

Våre medarbeidere er kjernen i vår virksomhet. En av våre verdier er respekt, og vi krever av alle våre medarbeidere, ledere og samarbeidspartnere at de behandler hverandre med respekt. Accountor er en sikker arbeidsplass der det er likestilling. Vi legger vekt på prinsippene om likebehandling og ikke-diskriminering av mennesker. Vi aksepterer ikke noen form for trakassering.  Vi tilbyr alle uansett alder, kjønn eller andre personlige egenskaper mulighet til å utvikle seg faglig og komme seg videre i karrieren. Tilsvarende krever vi at alle våre medarbeidere deltar på kurs og opplæring for å sikre at de utvikler sine faglige ferdigheter og kunnskaper, slik at vi kan levere enda bedre tjenester til våre kunder.

Vårt lederskap er basert på åpenhet, integritet, mot og tillit. Vi krever lederskap preget av rettferdighet og likhet. Ingen skal bli urettferdig behandlet.  Vi krever at alle våre ledere overholder disse prinsippene. Dersom vi oppdager eller har mistanke om noen blir dårlig behandlet, tar vi tak i det med en gang.

Vi har fokus på våre medarbeideres trivsel. Vi støtter videreutdanning av våre medarbeidere og tilbyr andre personalgoder som er med på å øke trivselen på arbeidsplassen.

Vi aksepterer ikke barnearbeid eller andre former for utnytting av mennesker. Vi tilbyr konkurransedyktig lønn og konkurransedyktige personalgoder.

PERSONVERN 

Accountor respekterer alle sider ved privatlivets fred. Accountor samler inn, bruker, oppbevarer og behandler personopplysninger og kundeopplysninger på en ansvarlig, lovlig og omhyggelig måte.

Beskyttelse av våre kunders personvern, data og beskyttelse av våre medarbeideres personvern er avgjørende i all vår virksomhet. Vi overholder all lovgivning som gjelder databeskyttelse.

Vi har en gjennomsiktig kommunikasjon om hvordan vi styrer og behandler personopplysninger om våre kunder, samarbeidspartnere og medarbeidere. Vi har bygd opp en organisasjonsstruktur for spørsmål som gjelder databeskyttelse. Og vi har en datasikkerhetsansvarlig som sikrer at alle våre forretningsområder i alle land overholder kravene når det gjelder databeskyttelse, og at vi hele tiden utvikler oss innenfor dette området.

Kostnadene ved krenkelse av personvern er svært høye, både målt i penger og omdømme. Krenkelser i forbindelse med behandling av personopplysninger kan forårsake uopprettelig skade for enkeltpersoner dersom personopplysningene deres havner i gale og kriminelle hender.

Personopplysninger omfatter opplysninger som kan identifisere en enkeltperson. Disse opplysningene kan omfatte kunde- og HR-relaterte opplysninger som navn, kontaktopplysninger, lønnsnivå m.m. Dersom du er i tvil om en opplysning er en personopplysning eller ikke, skal den behandles som en personopplysning.

Vi har skriftlige avtaler med alle våre kunder og leverandører. Dersom vi videreformidler personopplysninger til tredjeparter, skjer det alltid i samsvar med gjeldende lovgivning. Våre leverandøravtaler omfatter vilkår om behandling av personopplysninger. På den måten sikrer vi at alle våre leverandører overholder personvernloven, men vi ønsker med dette også å sikre at alle leverandører forstår betydningen av dette og forstår hvor opptatt vi er av å beskytte alle personopplysninger. Våre kundeavtaler omfatter også vilkår om behandling av personopplysninger og det ansvaret som påhviler både oss og våre kunder. Dermed sikrer vi oss at våre klienter vet hvordan og hvorfor vi behandler kundens data, og på hvilket grunnlag dette skjer.

Våre medarbeidere har opplæring i saker som gjelder personvern, og de har kun tilgang til og brukerrettigheter til personopplysninger som er nødvendige for at de kan utføre sine arbeidsoppgaver. Det skal være et legitimt forretningsmessig formål med enhver bruk eller deling av slike data. Vi krever av alle våre medarbeidere at de behandler kundenes opplysninger strengt fortrolig og med respekt.

Alle medarbeidere må melde fra om personvernbrudd i henhold til våre interne retningslinjer for varsling av personvernbrudd.

ÅNDSVERK OG FORTROLIGHET

Vi krenker ikke noens immaterielle rettigheter. Vi fremstiller ikke tredjeparters åndsverk som vårt eget. Vi respekterer og beskytter andres immaterielle rettigheter like omhyggelig som vi beskytter våre egne.

Vi sørger for at våre medarbeidere er klar over at de ikke kan bruke idéer eller opplysninger fra tredjeparter som de ikke har tillatelse til å bruke. De kan heller ikke fremstille slike opplysninger som sine egne, med mindre dette skjer etter avtale mellom eieren og Accountor. Ingen medarbeider eller leder kan gi tillatelse til bruk av åndsverk eller fortrolige opplysninger til tredjepart uten lovlig rett til dette.

Accountor respekterer våre kunders fortrolighet. Vi har høye standarder og faste prosedyrer når det gjelder fortrolighet. Vi beskytter både våre egne og våre kunders fortrolige opplysninger og forretningshemmeligheter mot uautorisert offentliggjøring, og vi deler dem ikke med tredjeparter med mindre det skjer i henhold til godkjente vilkår som begrenser bruk og offentliggjøring av slike opplysninger og hemmeligheter. Vi respekterer og beskytter andres fortrolige opplysninger like omhyggelig som vi beskytter våre egne.

MENNESKERETTIGHETER, VERDIGHET OG RESPEKT

Accountor respekterer menneskerettighetene og støtter prinsippene i menneskerettighetserklæringen og FNs Global initiativ. Vi forventer også at våre leverandører og forretningspartnere deler disse verdiene.

Vi har fokus på å yte god service fra et menneske til et annet. Vi ønsker å yte den beste servicen i verden. Vi ønsker å være den best mulige samarbeidspartneren for våre kunder og å hjelpe våre kunder med å skape en bedre virksomhet. Et viktig element i god service er respekten vi har for hverandre. Vi krenker ikke andres verdighet. Man kan ha forskjellige meninger, men alle skal behandles med verdighet og respekt, uansett holdning, status eller personlige egenskaper.

Vi respekterer alle og alle meninger i vår egen organisasjon og hos våre kunder, samarbeidspartnere og andre tredjeparter. En av våre verdier er respekt, og den tar vi alvorlig. Vi er interessert i våre kunder og ønsker regelmessige tilbakemeldinger fra dem. Slik kan vi lære hvordan vi kan bli en enda bedre samarbeidspartner for våre kunder, og hvordan vi kan skape enda mer tillit mellom oss våre kunder.

MILJØ

Accountor er opptatt av å beskytte miljøet. Vi følger gjeldende miljølovgivning. Vi forventer at våre ledere, medarbeidere, leverandører og andre forretningspartnere følger de samme standardene når det gjelder beskyttelse av miljøet.

Accountor er pioner innenfor digitalisering av økonomistyring og HR, og vi ønsker å redusere miljøpåvirkningen ved å skape en papirløs verden innenfor økonomistyring og HR for våre kunder og Accountor. Vi hjelper også våre kunder med å redusere sitt miljøavtrykk.

Vi veileder våre medarbeidere i hvordan de kan bidra til å beskytte miljøet ved å redusere bruken av papir. Vi ønsker at alle skal være bevisst på hvilken effekt deres handlinger har på miljøet, og hvordan hver og en kan bidra til å beskytte miljøet.

Vi sikter etter å utvikle nye tekniske løsninger som reduserer strømforbruket. Vi ønsker å skape faste prosedyrer som reduserer risikoen for feil, og som på den måten reduserer strømkrevende databehandling.

Vi tilbyr tjenester som er uavhengige av tid og sted. På den måten reduserer vi behovet for transport, reiser og posttjenester. Vi unngår unødvendige reiser og foretrekker elektroniske møter.

Vi krever det samme av våre leverandører og samarbeidspartnere. Vi oppmuntrer også dem til å delta i digitaliseringen. Med digitalisering kan vi også forbedre kvaliteten og arbeide raskere og mer effektivt.

ALLE ER ANSVARLIGE FOR Å OVERHOLDE DISSE ETISKE RETNINGSLINJENE

Alle medarbeidere og ledere er ansvarlige for å overholde prinsippene og standardene i disse etiske retningslinjene. Tilsvarende forventer vi at våre leverandører og partnere forplikter seg til de samme standardene. Alle personer i Accountor-konsernet skal lese, forstå og følge retningslinjene i dette dokumentet. Alle skal unngå enhver praksis som kan føre til en situasjon der disse retningslinjene ikke blir overholdt.

Ledere har en særlig rolle i arbeidet med å gjennomføre prinsippene i retningslinjene. Hver leder er ansvarlig for at hans/hennes teammedlemmer kjenner til disse etiske retningslinjene og forstår formålet med og betydningen av dem. For ledere betyr dette også at de må observere virksomheten innenfor sitt forretningsområde og forebygge eventuelle risikoer for manglende overholdelse. Ledere må alltid rapportere hendelser eller risikoer til sine overordnede. Ledere er også ansvarlige for at deres teammedlemmer føler seg trygge på å stille spørsmål og gjøre oppmerksom på eventuelle problemer med manglende overholdelse. Ledere skal delta aktivt i prosessen og følge ledelsen i Accountor.

Alle er forpliktet til straks å uttrykke bekymring dersom man blir oppmerksom på eller får mistanke om et mulig brudd på de etiske retningslinjene. Mistanker må rapporteres raskt. Overholdelse av de etiske retningslinjene er avgjørende for Accountors omdømme, og derfor skal mulige problemer løses før det skjer noen skade.

Dette er en oversettelse av den offisielle engelske versjonen.