Загальна заява Accountor про конфіденційність

Сфера дії

Ця Загальна заява про конфіденційність («Загальна заява про конфіденційність», «Загальна заява» або «Заява») видається від імені аутсорсингових компаній Accountor, які складається з різних юридичних осіб, що діють у декількох країнах. Організація, яка контролюватиме Ваші дані, залежить від того, де саме Ваші персональні дані обробляються. 

Аутсорсингова компанія Accountor, з яким ви взаємодієте у конкретній ситуації - наприклад, аутсорсингова компанія, що має договірні відносини з Вами або з компанією, яку Ви представляєте, або аутсорсингова компанія, яку Ви відвідуєте, приймають рішення щодо Ваших персональних даних (діють як контролери даних по відношенню до Вас).

Ви можете знайти контактну інформацію контролера даних у вашій конкретній ситуації, а також контактну інформацію щодо захисту даних наприкінці цієї Заяви.

Коли у заяві йдеться про "Accountor", «ми», «нас», «нам» або «наш», йдеться про відповідну аутсорсингову компанію Accountor, яка несе відповідальність за обробку Ваших персональних даних.

Ця Загальна заява має надає Вам інформацію про те, як ми збираємо та обробляємо Ваші персональні дані, кому надаються дані, як довго вони зберігаються та якими є Ваші права щодо персональних даних.

Ця Заява стосується обробки персональних даних. Персональні дані – це інформація, яка може бути пов’язана з Вами як прямо, так і опосередковано. Дані, що стосуються фізичної особи, яка представляє компанію або діє від імені компанії - наприклад, керуючий директор, - це також персональні дані. Інформація про компанію, яка не стосується жодної фізичної особи, не є персональними даними.

Оскільки Accountor обробляє персональні дані в різних ситуаціях, які стосуються кількох зацікавлених сторін, ми підготували деякі додаткові заяви, які доповнюють цю Загальну заяву та надають більш детальну інформацію щодо певної конкретної ситуації. Ці конкретні заяви можна знайти, натиснувши на відповідні заголовки ось тут. Однак, якщо між Загальною заявою та додатковою заявою є якісь розбіжності, визначальною в першу чергу буде вважатися остання.

Збір персональних даних

Ми можемо збирати Ваші персональні дані різними способами. Ви можете самі надавати інформацію за допомогою прямої взаємодії з нами, або дані можуть генеруватися під час користування нашими послугами. Крім того, ми можемо створювати дані на основі інформації, яку ми маємо про Вас. Ваші персональні дані можуть бути отримані також від інших аутсорсингових компаній або зовнішніх третіх сторін, включаючи загальнодоступні джерела.

Ми можемо об’єднувати дані, зібрані про вас із загальнодоступних джерел, а також зібрані в результаті нашої взаємодії з Вами – наприклад, у випадку надання послуг або маркетингових комунікацій.    

Ви не зобов’язані надавати нам будь-які персональні дані, але така відмова може мати різні наслідки в залежності від обставин. Наприклад, є ймовірність, що ми не зможемо надати Вам послуги або виконати Ваш запит.

Категорії персональних даних

Ми можемо обробляти різні типи Ваших персональних даних залежно від ситуації. Категорії та обсяг даних завжди обмежуються тим, що є необхідним для цілей, для яких ці дані обробляються. Категорії персональних даних у конкретному випадку обробки детально описані у відповідній додатковій заяві.

Ми також можемо обробляти персональні дані з цілями статистики - тобто, інформація агрегується таким чином, щоб жодну фізичну особу не можна бути ідентифікувати. Такі дані не вважаються особистими даними, оскільки ці дані не можна пов’язати з Вами.

Як правило, ми не обробляємо особливі категорії персональних даних, такі як інформація про Ваше здоров'я. Однак, в обмежених випадках такі дані можуть оброблятися за умови, що обробка проводиться відповідно до чинного законодавства, і що Вас було про це проінформовано.

Мета та юридичні підстави обробки персональних даних

Ми збираємо, обробляємо та використовуємо лише ті персональні дані, які необхідні для оперативних цілей, ефективного обслуговування клієнтів та відповідної комерційної діяльності, включаючи обробку персональних даних для їх анонімізації.

Ми використовуємо Ваші персональні дані лише в законних і чітко визначених цілях і не оброблятимемо дані способом, який несумісний з цими цілями. Цілі обробки для певного конкретного випадку детально описано у відповідній додатковій заяві.

Ми завжди маємо законну підставу для обробки ваших персональних даних, про яку Вас повідомляємо.

Зазвичай, ми обробляємо Ваші персональні дані на виконання угоди або договірних відносин, які ми маємо з Вами чи компанією, яку Ви представляєте, або для того, щоб вступити у такі відносини.

Ми можемо обробляти персональні дані на виконання наших зобов'язань згідно з законодавством – наприклад, щодо ведення бухгалтерського обліку, щоб провести санкційну перевірку, або на виконання запитів органів влади (наприклад, податкових органів).

Крім того, можливо, Ви надали згоду на обробку Ваших персональних даних з однією метою або для кількох конкретних цілей. Це типово для заходів, які проводяться для просування нашого бізнесу чи послуг, наприклад, у маркетингових кампаніях або кампаніях у соціальних мережах. Вас завжди будете проінформовано про цілі обробки з усіма необхідними деталями, перш ніж ми попросимо дати згоду.

Персональні дані також можуть оброблятися на підставі наших законних інтересів (або інтересів третьої сторони) за умови, що такі інтереси не порушують Ваші основні права. Наприклад, ми об’єднуємо дані, зібрані про Вас з різних джерел, або обробляємо персональні дані для надання послуг, задля розвитку нашої діяльності чи для внутрішніх звітів. У цих випадках обробка персональних даних провадиться на підставі нашого законного інтересу бути ефективними й конкурентноспроможними та мати відповідну інформацію для кращого розуміння наших клієнтів та кращого управління нашою діяльністю.

Обмін даними та розкриття персональних даних

Ми можемо обмінюватися Вашими персональними даними з іншими аутсорсинговими компаніями у межах, визначених чинним законодавством, та для цілей, зазначених у цій заяві, включаючи розробку послуг та маркетинг наших продуктів та послуг. Аутсорсингові компанії Accountor можуть обмінюватися персональними даними для досягнення внутрішніх адміністративних цілей - зокрема, як частина нашої звітності про результати діяльності компанії та для впровадження централізованих рішень – наприклад, для використання в обслуговуванні інформаційно-комунікаційних систем та розміщенні даних. Обмін персональними даними провадиться на підставі наших законних інтересів щодо забезпечення та розвитку ефективних бізнес-процесів та для управління відносинами з клієнтами, а також для інформування наших клієнтів про відповідні послуги інших аутсорсингових компаній.

Ми також можемо розкривати Ваші персональні дані третім сторонам, коли:

• це дозволяється або вимагається законодавством, напр., на виконання запитів компетентних органів або у зв’язку з судовим позовом;
• наші перевірені постачальники послуг обробляють персональні дані від нашого імені та згідно з нашими інструкціями або коли ми разом з партнером обробляємо персональні дані для спільно визначених цілей відповідно до цієї Заяви. Ми контролюємо таку обробку Ваших персональних даних та несемо за неї відповідальність;
• коли ми отримуємо послуги від наших постачальників у рамках внутрішніх процесів (наприклад, під час рекрутингу), для ведення чи підтримки нашого бізнесу (наприклад, кампанії в соціальних мережах) або для надання Вам відповідних послуг. У цих випадках наш постачальник послуг несе відповідальність за законність обробки персональних даних;
• ми беремо участь у злитті, поглинанні або продажі всіх або частини наших активів;
• ми оцінюємо, що розкриття інформації необхідне для забезпечення або захисту наших прав, таких як реагування на юридичні вимоги, забезпечення Вашої безпеки чи безпеки інших осіб, розслідування шахрайства або реагування на запит від уряду;
• існує обґрунтований законодавством інтерес до розкриття інформації - наприклад, якщо ми організовуємо спільну конференцію чи захід із третьою стороною, за умови, що ми повідомили вас про такий обмін даними; та
• Ви надали згоду на розкриття даних, але лише сторонам, яким Ви погодились надати ці дані.

Зауважте, що час від часу наші постачальники послуг можуть використовувати персональні дані, які обробляються від нашого імені та у зв’язку з наданням послуг, у своїх власних незалежних цілях  - наприклад, для розробки послуг, навчання штучного інтелекту, для статистики або для виконання своїх юридичних зобов’язань. Accountor робить все для того, щоб ця подальша обробка не була несумісною з початковими цілями обробки персональних даних. В такому випадку відповідний постачальник послуг несе відповідальність за законність обробки даних.

Передача персональних даних за межі ЄС або ЄЕЗ

Персональні дані, які ми обробляємо, знаходяться переважно в ЄС або Європейській економічній зоні. Однак, ми можемо передавати Ваші персональні дані за межі цих зон, якщо наш партнер або постачальник послуг, який обробляє персональні дані, повністю чи частково (наприклад, в частині технічного адміністрування) знаходиться в третій країні. Персональні дані також можуть передаватися до третіх країн у ситуаціях, коли це вимагається від постачальника послуг відповідно до обов’язкового законодавства країн, що не є членами ЄС.

У цих випадках ми вживатимемо необхідних заходів для забезпечення належних гарантій для міжнародної передачі даних і, за необхідності, запровадимо додаткові заходи для захисту персональних даних, як того вимагає чинне законодавство.

Це означає, що

• персональні дані передаються лише країнам, які, на думку Європейської Комісії, забезпечують адекватний рівень захисту персональних даних («країни з адекватним рівнем захисту»). Для отримання додаткової інформації див. Adequacy decisions | European Commission (europa.eu)
• з постачальниками послуг, що розташовані за межами країн з адекватним рівнем захисту, або що в інший спосіб не відповідають вимогам Рішення про Адекватність, ми будемо використовувати конкретні положення контракту, затверджені Європейською комісією, і впроваджувати необхідні технічні, організаційні або договірні додаткові заходи, щоб забезпечити захист персональних даних, як і в ЄЕЗ. Для отримання додаткової інформації див. Standard Contractual Clauses (SCC) | European Commission (europa.eu)

В обмежених випадках - наприклад, коли Ви берете участь у маркетингових кампаніях Accountor або кампаніях у соціальних мережах, передача персональних даних до третьої країни може ґрунтуватися на Вашій чіткій згоді. У таких випадках Вам заздалегідь буде надано детальну інформацію про передачу та пов’язані з цим ризики.

Будь ласка, зв'яжіться з нами за адресою privacy@accountor.com, якщо Вам потрібна додаткова інформація про конкретні механізми, які ми використовуємо для передачі Ваших персональних даних за межі ЄЕЗ.

Зберігання персональних даних

Ваші персональні дані зберігаються стільки, скільки це потрібно для досягнення цілей, для яких вони обробляються, у тому числі для задоволення будь-яких юридичних вимог, вимог, пов’язаних з бухгалтерським обліком чи звітністю, а також для цілей, зазначених у цій Заяві.

Ми визначили періоди зберігання всіх персональних даних, які ми маємо на Вас. Визначаючи такі періоди, ми враховували різні фактори, такі як характер та чутливість персональних даних та цілі, для яких вони обробляються.

Ваші персональні дані, що обробляються на основі договірних відносин з Вами або з компанією, яку Ви представляєте, зберігаються, як правило, протягом строку дії договірних відносин або до тих пір, поки це необхідно для надання послуг. Після закінчення наших відносин або надання послуг ми зазвичай зберігаємо персональні дані, необхідні для захисту наших законних інтересів, які дають змогу реагувати на запити чи претензії відповідно до чинних положень щодо строків давності. Ми також можемо зберігати Ваші персональні дані в обсязі, необхідному для того, щоб задовольнити Ваш запит щодо небажання отримувати від нас матеріали прямого маркетингу.

Персональні дані, що обробляються на основі законних інтересів, обробляються до тих пір, поки є підстави для їх обробки. Якщо Ви заперечуєте проти такої обробки, дані будуть стерті після підтвердження Вашого запиту. Прикладом такого виду обробки, який підпадає під дію законних інтересів, є прямий маркетинг.

Якщо персональні дані обробляються на підставі юридичних зобов'язань, вони зберігаються стільки, скільки цього вимагає законодавство. Зобов'язання щодо зберігання персональних даних встановлюються, зокрема, законами про бухгалтерський облік та про протидію відмиванню грошей.

Строк зберігання персональних даних, що обробляються з Вашої згоди, визначається відповідно до цілей обробки.

Ваші права

Ваші права та можливості щодо персональних даних залежать від цілей обробки та від конкретної ситуації.

Право на доступ - Ви маєте право отримати підтвердження, чи обробляються Ваші персональні дані, і, якщо це так, отримати доступ до даних. Це дозволяє отримати інформацію про те, як ми обробляємо Ваші дані, та одержати копію Ваших персональних даних, які ми маємо на Вас у наших реєстрах.

Право на виправлення даних - Ви маєте право на виправлення своїх персональних даних або, у певних випадках, на доповнення дефектних персональних даних.

Право заперечити проти обробки - Ви маєте право заперечити проти обробки Ваших персональних даних, яка провадиться на підставі законних інтересів Accountor або інтересів третьої сторони, якщо Ваша конкретна ситуація переважає над такими інтересами. Ми можемо відхилити Ваш запит, якщо обробка необхідна для реалізації зобов’язань та законних інтересів. Ви завжди маєте право протидіяти обробці Ваших персональних даних, яка провадиться для цілей прямого маркетингу та для відповідного профілювання.

Право на переміщення даних - Ви маєте право отримати свої персональні дані, які Ви передали нам для обробки на підставі Вашої згоди або на виконання угоди. У таких випадках ми надаємо Вам або третій стороні, яку ви обрали, Ваші персональні дані у структурованому, загальновживаному та машиночитаному форматі.

Право на забуття - Ви можете попросити нас стерти Ваші персональні дані у випадках, коли немає поважних причин для продовження обробки - наприклад, якщо Ви вважаєте особисті дані непотрібними для цілей, описаних вище, або скасовуєте надану згоду.

Право на обмеження обробки - Ви маєте право за певних обставин вимагати від Accountor обмежити обробку ваших персональних даних – наприклад, протягом періоду, необхідного для перевірки коректності Ваших персональних даних.

Право надавати та відкликати свою згоду - Якщо обробка Ваших персональних даних провадиться на підставі Вашої згоди, Ви маєте право відкликати свою згоду в будь-який час.

Нам може знадобитися від Вас певна специфічна інформація для того, щоб підтвердити Вашу особу та переконатися, що Ви маєте право реалізовувати свої права.

Ви можете реалізовувати свої права, надсилаючи нам вищезазначені запити на адресу privacy@accountor.com. Якщо Ви вважаєте, що обробка Ваших персональних даних не є доречною, ви маєте право зв’язатись із наглядовим органом, який стежить за захистом даних у Вашій країні.

Інформаційна безпека

Ми вживаємо належних заходів безпеки (у тому числі фізичних, технічних, електронних та адміністративних) для захисту персональних даних від втрати, знищення, неправильного використання та несанкціонованого доступу чи розкриття. Так, зокрема, ми обмежуємо доступ до персональних даних та надаємо його лише тим уповноваженим працівникам та постачальникам послуг, яким необхідно знати інформацію під час виконання своїх робочих завдань. Вони оброблятимуть Ваші персональні дані лише згідно з нашими інструкціями, і вони зобов’язані зберігати конфіденційність.

Зверніть увагу, що, хоча ми намагаємось вжити відповідних заходів безпеки для захисту персональних даних, жодна система безпеки не може запобігти всім потенційним порушенням безпеки. Якщо сталося порушення безпеки, ми повідомимо Вас відповідно до чинного законодавства.

Внесення змін до цієї Заяви

Ми можемо оновлювати цю Заяву в будь-який час, якщо це потрібно для відображення змін у нашій практиці обробки даних. Останню версію ви можете знайти на нашому веб-сайті.

Останнє оновлення цієї Заяви відбулося 20 травня 2024 року.

Контактні дані:

Якщо у Вас виникли питання щодо цієї Заяви або персональних даних, які ми обробляємо по відношенню до Вас, напишіть нам на privacy@accountor.com

Аутсорсингові компанії Accountor:

Фінляндія:
Accountor Services Oy
Business ID: 0932167-9
Keilaniementie 1 A
02150 Espoo

Accountor Solutions Oy
Business ID: 0706222-0
Keilaniementie 1
02150 Espoo

Швеція:
Accountor Ekonomi & Rådgivning AB
Business ID 556583-7803
Hälsingegatan 49
113 31 Stockholm

Accountor Services AB
Business ID: 556342-8415
Tulegatan 43
113 52 Stockholm

AccountorPlus AB
Business ID: 559453-4470
BOX 1126
111 81 Stockholm

Норвегія:
Accountor AS
Business ID: 981 947 843            
Innspurten 1 A    
0663 Oslo    

Accountor VAT Service AS
Business ID: 958 466 013         
Innspurten 1 A
0663 Oslo

Accountor Credit AS
Business ID: 981 001 338
Norde Frydenlund alle 6 C
8400 Sortland

Accountor Credit Group AS
Business ID: 990 694 311
Norde Frydenlund alle 6 C
8400 Sortland

Данія:
Accountor Denmark A/S
Business ID: 30582683
Herlev Hovedgade 195 C
2730 Herlev

Accountor Institutionsservice A/S
Business ID: 36696141
Herlev Hovedgade 195 C
2730 Herlev

Censea Consulting ApS
Business ID: 38598627
Gymnasievej 21B
Koge 4600

Нідерланди:
Accountor Nederland B.V.
Business ID: 24320734
Marconibaan 57
3439 MR Nieuwegein

Україна:
ТОВ "Аккаунтор Київ"
ЄДРПОУ: 35810635
вул. Еспланадна 20, офіс 202
01601 Київ