Зміни в обліку авансових звітів
Число «8» - символ нескінченності, гармонії та стабільності. Попри всі неузгодженості в нашому законодавстві, пов’язуємо цей символ із Законом України № 2888-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України (ПКУ) та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» від 12.01.2023, та сподіваємось, що цей закон, який набрав чинності з 1 квітня 2023 року, стане одним із перших кроків до врегулювання взаємовідносин бізнесу та держави.
Вищенаведений закон передбачає оновлення податкового обліку розрахунків з підзвітними особами та перехід на електронний документообіг в цій ділянці обліку. До того ж, тепер ПКУ стосується не лише звичайних грошей, але й електронних. Різниця між електронними грошима та звичайними полягає лише в тому, що перші існують у віртуальному вигляді та зберігаються на електронних гаманцях, а інші - на рахунках в банках та кишенях громадян. Із 1 квітня 2023 р. під час планування та організації відряджень працівників на підприємстві варто звертати увагу на нововведення. Пропонуємо розглянути, що саме зазнало змін та на чому потрібно акцентувати увагу.
Документальне підтвердження відрядження та підзвітних операцій
В першу чергу, змінились правила доведення того, що працівник був у відрядженні, з метою оподаткування ПДФО та ВЗ. Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається, як і раніше, згідно з наказом директора про відрядження. Втім, одного наказу про відрядження буде недостатньо, адже необхідні проїзні документи та документи, що підтверджують проживання. У разі їх відсутності не допоможе вже й звіт про відрядження по Україні в довільній формі. Можливо, стане у пригоді посвідчення про відрядження із позначками про вибуття та прибуття. Воно тепер не є обов’язковим, але ним можна підтвердити факт перебування працівника за місцем відрядження.
Тобто, варіант, коли працівник не витратив власних коштів і жодної компенсації не вимагає (так звані «пусті» авансові звіти), але добові отримав, вже не працюватиме. Сам розмір добових залишився без змін: по Україні — 670 грн у 2023 році, за кордон - не вище 80 євро.
Окрім того, з 1 квітня 2023 р. документи, які підтверджують витрати на відрядження, поділять на чіткі категорії:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (в тому числі електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Якщо оплату таких витрат було здійснено безготівково, для підтвердження таких витрат можуть використовуватись виписка та/або відомості з відповідного рахунку. Проте наявність інших документів – рахунків, квитків, квитанцій, тощо, не буде зайвою, адже ми чекаємо роз’яснення точки зору податкової щодо цього питання.
Терміни подання авансового звіту
Після повернення з відрядження працівник має документально підтвердити суми фактичних витрат на відрядження, подавши підтвердні документи. Зробити це слід до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому працівник завершує:
- таке відрядження;
- виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти або електронні гроші під звіт.
Цей термін звітування може бути продовжено ще на один місяць, якщо при використанні картки чи іншого платіжного засобу списання коштів здійснено після закінчення відрядження.
Проте, будьте обережні! Якщо були видані готівкові кошти, на господарські потреби, то згідно Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, працівник має відзвітуватися по них у строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівки під звіт. Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих господарських питань. Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження. Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.
Також зверніть увагу, що згідно ПКУ, якщо оподатковуваний дохід (додаткове благо) надається у негрошовій формі чи виплачується готівкою з каси підприємства, податок на доходи фізичних осіб і військовий збір сплачуються до бюджету протягом трьох операційних днів з дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання), незалежно від того, чи отримав його працівник під час відрядження, чи загалом. Якщо оподатковуваний дохід нараховується підприємством, але ще не було компенсації/відшкодування працівнику, податки, які підлягають утриманню з такого нарахованого доходу, підлягають перерахуванню до бюджету в строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду.
Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт можна подати за формою авансового звіту, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» в паперовому чи електронному вигляді.
Для подання авансового звіту в електронному вигляді необхідно дотримуватися вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги". Наприклад, можна використовувати сервіси електронного документообігу («Вчасно», «M.E.Doc). Дуже швидко можна завантажити туди документ і підписати кваліфікованим електронним - підписом (КЕП). Особистий КЕП зараз можна зробити у власному кабінеті банку (ПриватБанк, Моно тощо) чи за допомогою сервісу «Дія».
Випадки, коли потрібно подавати авансові звіти:
Звіт про використання готівки, безготівки чи електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у зазначені вище терміни платником податку в разі:
- наявності оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми податку;
- використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку скористався електронними грошима для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається! Якщо в цьому випадку на підприємстві потрібно проконтролювати підзвітні кошти, воно самостійно визначає механізм прийняття документів і розробляє власну форму авансового звіту для внутрішнього користування.
Отже, з 1 квітня 2023 р. відбулася справжня революція, що призвела до змін в оподаткуванні коштів на відрядження та під звіт, а саме:
- відпала необхідність здавати авансовий звіт у певних ситуаціях;
- законодавчо закріплено подання даного звіту в електронній формі;
- встановлено чіткий перелік підтвердних документів, спрощено можливість використання поряд з корпоративними картками також особистих карток.
Чи спростять дані нововведення облік підзвітних сум на підприємстві? І чи стане легше їх контролювати?
Команда Accountor Ukraine вважає, що правильна організація процесу оформлення відряджень та підзвітних операцій з урахуванням всіх нововведень може спростити процес звітування. Маючи багаторічний досвід роботи в цій сфері, наші фахівці завжди готові допомогти правильно та ефективно впровадити такі зміни та адаптувати їх під особливості Вашої компанії.
