Do’s en don’ts van salarisadministratie
Heeft u personeel in dienst dan heeft u ook te maken met de salarisadministratie. Deze administratieve taken kunt u zelf doen, maar u kunt het ook uitbesteden. Misschien heeft u daar al een besluit over genomen of staat u op het punt dat te doen. Wij zetten de belangrijkste do’s en don’ts van de loonadministratie voor u op een rijtje.
Do’s
1. Aanmelden bij de belastingdienst
Wanneer u voor het eerst iemand aanneemt, moet u dit melden bij de Belastingdienst. De Belastingdienst verstrekt een loonheffingennummer. Dit nummer heeft u nodig om aangifte loonheffingen te kunnen doen. Ook ontvang u elk jaar in december van de Belastingdienst de Whk-beschikking. Hiermee weet u welk premiepercentage voor de Werkhervattingskas van toepassing is (inclusief de bedrijfssector).
2. Het aanleggen van een personeelsdossier
Een van de eerste zaken die u moet vastleggen in een dossier zijn persoonsgegevens.
Naast naam en achternaam heeft u ook een adres, het Burgerservicenummer (BSN) en een bankrekeningnummer nodig. In de administratie worden ook vaak kopieën van diploma’s, een ID-kaart, de arbeidsovereenkomst en een overzicht van de vakantiedagen opgenomen. Er bestaan verschillende digitale pakketten waarmee u de HR-administratie kan inrichten. Kijk goed naar uw wensen en onderzoek bijvoorbeeld of een koppeling met de salarisadministratie of personeelsplanning handig is.
3. Loonadministratie voeren
Als werkgever bent u inhoudingsplichtig voor de loonbelasting en de premie volksverzekeringen. De Belastingdienst stelt bepaalde eisen aan de loonadministratie om de juiste loonheffingen te kunnen inhouden. Daarnaast dient u als werkgever een urenregistratie bij te houden aangezien u verplicht bent om de arbeids- en rusttijden te volgen. Wordt het personeel per uur betaald dan helpt deze registratie ook om de juiste salarisbedragen uit te betalen. Als werkgever bent u daarnaast verplicht om ziektedagen bij te houden en vast te leggen of er wordt overgewerkt. Een goede administratie is ook handig in verband met het uitbetalen van bijvoorbeeld reiskostendeclaraties. De bewaartermijn voor de loonadministratie is zeven jaar.
4. Aanmelden pensioenfonds
Neemt u een nieuwe medewerker aan vergeet dan niet dat u deze aanmeldt bij een pensioenfonds. Zowel werknemers als werkgevers betalen mee aan het pensioen. Vaak is de werkgeverspremie wat hoger dan de werknemerspremie. Dit verschilt echter per pensioenfonds.
5. Denk aan de werknemersverzekeringen
Uw werknemers zijn verplicht verzekerd voor tijdelijk inkomen bij ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Voor werknemers die in het buitenland werken, kunt u vrijwillige verzekeringen afsluiten. Meer informatie vindt u op de website van UWV.
6. Volg ontwikkelingen
De salarisadministratie is een specialistisch vakgebied. U krijgt te maken met verschillende wet- en regelgeving. Of u de administratie nu zelf doet of uitbesteedt, zorg dat u op de hoogte blijft van nieuwe belastingplannen, cao-wijzigingen en pensioenen. U kunt er namelijk altijd vragen over verwachten.
Don’ts
1. De administratie verwaarlozen
Het opzetten van een salarisadministratie is niet alleen handig om zelf overzicht te houden, het is ook verplicht. De belastingdienst kan u namelijk een boete opleggen als u niet voldoet aan de administratieve verplichtingen. Overigens heeft ook uw medewerker bepaalde verplichtingen. Als hij weigert om bepaalde informatie te verstrekken, bijvoorbeeld een legitimatiebewijs, kan daarop ook een boete volgen. Als werkgever bent u namelijk verplicht om de identiteit van uw werknemers te controleren.
2. Alles vastleggen in uw administratie
Het vastleggen van persoonlijke gegevens van uw medewerker moet wel te verantwoorden zijn en een duidelijk doel dienen. In verband met privacywetgeving mogen in het personeelsdossier alleen gegevens worden opgenomen die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren.
3. Salarisstroken vergeten
Als werkgever bent u verplicht om aan een nieuwe medewerker een eerste loonstrook te overhandigen. Dat geldt ook bij iedere toekomstige wijziging van het salaris. Op de loonstrook wordt een bruto- en nettoloon aangeven. Het brutoloon is het totale loon over een bepaalde periode. Het nettoloon is het bedrag dat de werknemer ontvangt op zijn bankrekening na inhouding van loonbelasting en premies volksverzekeringen.
4. Geen jaaropgaaf verstrekken
Naast een loonstrook dient de medewerker jaarlijks een jaaropgaaf te ontvangen. Deze heeft hij nodig voor zijn eigen belastingaangifte.
5. Geen loonbelasting en premies betalen
Iedere maand betaalt u uw medewerkers het salaris. Maar daarnaast bent u ook verantwoordelijk voor een juiste afdracht van de loonbelasting en premies volksverzekeringen aan de belastingdienst. Bij niet betalen kan een boete in rekening worden gebracht.
6. Een aangifte niet controleren
Het kan de moeite lonen om de zaken die de Belastingdienst voor u klaarzet te controleren. Dat geldt ook voor de rekening van uw pensioenverzekeraar. Het kan namelijk best zo zijn dat er in hun administratie andere gegevens staan dan in uw eigen administratie.
Contact
Er zijn veel zaken waar u op moet letten bij de salarisadministratie. Wilt u eens een specialistische blik op uw situatie? Of uw salarisadministratie uitbesteden. Neem dan contact op met onze salarisprofessionals.
