Kosten vergoeden van een buitenlandse werknemer
Als u een werknemer uit het buitenland aanneemt, dan mag u de extra kosten voor het tijdelijke verblijf in Nederland vergoeden. Dat kan op twee manieren. U kunt de werkelijk gemaakte kosten vergoeden of u kunt gebruikmaken van de 30%-regeling. Als u de werkelijke kosten wilt vergoeden dan moet u deze aan kunnen tonen met behulp van facturen.
30%-regeling
Kiest u niet voor een vergoeding van de werkelijke kosten dan kunt u mogelijk een deel van het salaris belastingvrij uitbetalen aan uw medewerker. Uw medewerker kan gebruik maken van de 30%-regeling als hij voldoet aan onderstaande eisen:
- De medewerker is bij u in loondienst
- De medewerker heeft een specifieke deskundigheid die niet of nauwelijks te vinden is op de Nederlandse arbeidsmarkt
- Uw medewerker is buiten Nederland geworven
- Uw medewerker hebt een geldige beschikking
Specifieke deskundigheid
Uw medewerker heeft een specifieke deskundigheid als het salaris, exclusief de belastingvrije vergoeding in Nederland meer is dan € 39.467 of wanneer hij jonger is dan 30, in het bezit is van een mastertitel en een salaris in Nederland heeft van meer dan € 30.001 exclusief de belastingvrije vergoeding. Ook als uw medewerker onderzoek doet aan een aangewezen onderzoeksinstelling of een arts in opleiding tot specialist is, dan kan hij gebruikmaken van de 30%-regeling. De hoogte van het salaris is dan niet van belang.
De medewerker is buiten Nederland geworven
Om aan deze eis te kunnen voldoen, moet de medewerker in de afgelopen 24 maanden (voor de eerste werkdag) meer dan 16 maanden op een afstand van meer dan 150 kilometer hebben gewoond. Deze afstand is hemelsbreed van de Nederlandse grens. Dat betekent de werknemer niet in België, Luxemburg en in delen van Duitsland, Frankrijk of het Verenigd Koninkrijk mag wonen.
Heeft de medewerker eerder in Nederland gewerkt
Kwam u eerder in aanmerking voor de 30%-regeling, en bent u daarna weer buiten Nederland gaan wonen? Dan vervalt de regel van 150-kilometer van de Nederlandse grens, als er wordt voldaan aan alle volgende voorwaarden:
- De eerdere werkperiode begon maximaal 5 jaar geleden. Vóór 1 januari 2021 moest de eerdere werkperiode maximaal 8 jaar geleden zijn begonnen.
- Toen de eerdere werkzaamheden begonnen, woonde de werknemer in de 24 voorafgaande maanden langer dan 16 maanden hemelsbreed meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens.
- Tijdens de eerdere werkperiode had de werknemer een geldige beschikking voor de 30%-regeling. Of hij kan aannemelijk maken dat er tijdens de eerdere werkperiode aan de toen geldende voorwaarden voor de 30%-regeling voldeed.
Gepromoveerd en een doctorstitel
Als de werknemer is gepromoveerd en over een doctorstitel beschikt dan kan hij gebruikmaken van de 30%-regeling, als hij in de 24 maanden vóór de start van het promotieonderzoek in Nederland meer dan 16 maanden op een afstand van meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens woonde.
Tijdens het promotieonderzoek en tussen de promotie en de start van het werk in Nederland mag hij in Nederland hebben gewoond, of binnen een straal van 150 kilometer van de Nederlandse grens.
De beschikking heeft, wanneer deze nu wordt afgegeven, een looptijd van 5 jaar. Uw beschikking heeft een looptijd van maximaal 8 jaar, maar door een overgangsregeling kan de einddatum op uw beschikking niet meer juist zijn. U krijgt geen nieuwe beschikking.
Kijk in het volgende overzicht wat de juiste einddatum van uw beschikking is.
Tabel looptijd 30%-regeling
| Op uw beschikking staat een einddatum in: | Juiste einddatum is: |
| 2019 of 2020 | de einddatum op uw beschikking |
| 2021, 2022 of 2023 | 31 december 2020 |
| 2024 of later | de einddatum op uw beschikking min 3 jaar |
Wat betekent het wisselen van werkgever voor de 30%-regeling?
Wisselt uw medewerker binnen het concern van werkgever, en voldoet hij bij de nieuwe werkgever ook aan de voorwaarden van de 30%-regeling? Dan blijft de beschikking geldig. Er hoeft geen nieuwe aangevraagd te worden.
Nieuwe werkgever buiten het concern?
Vertrekt uw medewerker naar een andere werkgever dan dient hij toestemming te vragen of de beschikking geldig blijft. Als de medewerker de aanvraag binnen 4 maanden nadat hij is begonnen bij de nieuwe werkgever indient dan mag hij vanaf de 1e werkdag gebruikmaken van de 30%-regeling.
