Kosten van thuiswerken: belastingvrij of niet?

Hoewel Nederland langzamerhand van het slot gaat en we vaker naar kantoor gaan, werken nog veel werknemers thuis. De verwachting is dat dit ook wel gedeeltelijk zo zal blijven. Met thuiswerkende medewerkers rijst ook de vraag wat te doen met de daaraan verbonden kosten. Want wie betaalt de snelle wifi-verbinding, papier en andere 
kantoorbenodigdheden en hoe zit het met koffie en thee? 

Werken waar je wil

Met het wetsvoorstel Werken waar je wil in het achterhoofd wordt thuiswerken een serieuze optie voor zowel werkgever als werknemer (het wetsvoorstel is overigens nog niet aangenomen). Minder reisbewegingen en fileleed en lagere huisvestingskosten zijn maar een paar voordelen. Toch brengt ook werken vanuit huis kosten met zich mee. 

Belastingvrij

U mag de kosten van thuiswerken belastingvrij vergoeden als er een zelfstandige werkkamer is met een eigen ingang en sanitair of als de werknemer huur betaalt voor het gebruik van de werkkamer. Kosten van internet, een PC, mobiele telefoon en gereedschap mag door u onbelast vergoed worden als ze noodzakelijk zijn voor het werk. Aangezien u als werkgever volgens de Arbowet verantwoordelijk bent voor de werkplek mogen ook bureaus, stoelen en andere kantoorspullen belastingvrij vergoed worden.

Omdat veel mensen een zogenaamd alles-in-een-pakket hebben, is het misschien lastig om de internetkosten apart te factureren. Toch is het slim om deze kosten vast te stellen en te scheiden van de kosten voor bijvoorbeeld televisie. Mocht er geen factuur aanwezig zijn dan kunnen de kosten ook in overleg met de belastingdienst vastgesteld worden.

Kosten van thuiswerken niet belastingvrij

Hoewel koffie voor veel mensen een eerste levensbehoefte is ’s morgen, mag u het niet belastingvrij vergoeden. Dat geldt ook voor thee of wc-papier. U kunt deze zaken wel vergoeden vanuit de Werkkostenregeling (WKR). In verband met de coronapandemie biedt de werkkostenregeling dit jaar extra vrije ruimte. De WKR bedraagt 3% van de loonsom tot €400.000 en 1,18 % over het meerdere. Bent u als werkgever meer kwijt aan vergoedingen, dan betaalt u hier 80 procent belasting over.

Heeft u vragen over de WKR of wilt u meer informatie, neem dan gerust contact op.