Fysisk møte eller e-post? Bli proff på å kommunisere online
Det har vist seg at et team som vet hvordan man kommuniserer effektivt har muligheten til å håndtere vanskelige situasjoner bedre, men det kan være vanskelig å vite når chatten skal brukes. Trenger dere virkelig et møte, eller kan dere ta det over e-post?
Når vi møtes vet vi ofte om de uskrevne reglene, eller sjargonen, vi skal følge for å snakke og omgås med hverandre. Bryter vi reglene kan det oppfattes frekt. Det er akkurat det samme med kommunikasjon online, og selv om det nå har blitt en del av manges arbeidshverdag, er det lett å trå feil. La oss gå igjennom de uskrevne reglene.
Kjenn din plattform
Forskjellige plattformer har forskjellige etiketter og funksjoner. Vær kjent med funksjonene som er tilgjengelige på plattformen du bruker, enten det er Slack, Microsoft Teams, Zoom eller e-post.
Tone og formål
Tilpass tonen i meldingen din til formålet med kommunikasjonen. En vennlig tone kan være bra for teambygging, mens en mer formell tone kan være nødvendig for offisielle kunngjøringer.
E-post eller chat?
Det kan være en hårfin grense når informasjon skal sendes i en chat eller en e-post. Det er oftest mengden informasjon som avgjør, men det finnes også andre uskrevne regler. For eksempel at mottakeren skal svare direkte hvis meldingen er i en chat, men at det kanskje ikke ses som viktig å svare raskt når det er en e-post - med mindre du klikker på "utropstegn-knappen". En tommelfingerregel er at det skal være en e-post hvis informasjonen er formell, lang og det skal vedlegges filer. I en chat skal informasjonen være uformell, personlig og kort. En chat kan være nyttig for å stille korte spørsmål, gi en rask oppdatering eller gi relevant informasjon i en spesifikk chat.
Uskrevne regler på videomøter
Under koronapandemien ble videomøter det nye, selv om det har eksistert i flere år. I motsetning til e-post og chat, gir videomøte gi muligheten til følelsen av å ha et fysisk møte. Uskrevne regler for videomøter inkluderer blant annet:
- Å slå av mikrofonen når du ikke snakker hvis dere er flere
- Ha kameraet på slik at resten av møtet kan se deg
- Å komme inn i møte til avtalt tid
- Sitter du hjemme? Sleng på en fin bakgrunn.
Klarhet i kommunikasjon
Vær klar og konsis i meldingene dine. Unngå lange avsnitt og komplisert jargon som kan misforstås eller ignoreres.
Fungerer sarkasme via tekst?
Det er lett å forstå sarkasme når vi snakker med hverandre "in real life". Men siden dette forsvinner online, kan det bidra til å skape en barriere når vi bruker sarkasme i tekst. Hvis du likevel føler at du vil bruke sarkasme i skrift, kan du bruke følgende triks:
Klargjør at du tuller ved hjelp av en emoji som blunkefjes eller bruke ord som haha, hihi eller hehe for å tydeliggjøre at du tuller. Kjenner du ikke personen godt nok, er det greit å unngå det.
Digital etikette
Respekter andres tid og oppmerksomhet. Send ikke for mange meldinger på en gang, og unngå å forstyrre utenfor arbeidstid med mindre det er nødvendig - vi snakker kode rød.
